Dokumenty zagraniczne, mimo domniemania ich autentyczności, często wymagają dodatkowego poświadczenia, aby można było używać ich w innym kraju. Taka sytuacja dotyczy np. dyplomów uzyskanych przez ukraińskie pielęgniarki, które planują rozpocząć pracę w Polsce. W prawodawstwie wyróżnia się dwie ścieżki poświadczenia autentyczności dokumentów: apostille oraz legalizację.
Klauzula apostille – co to jest?
Pieczęć (klauzula) apostille stanowi potwierdzenie, że dokument wydany przez urząd zagraniczny jest autentyczny i można się nim posługiwać poza granicą kraju, w którym został wydany bez konieczności dokonywania dodatkowych legalizacji. Nadanie klauzuli apostille jest więc stwierdzeniem autentyczności dokumentu przy jednoczesnym dopuszczeniu go do obrotu prawnego poza granicami kraju.
Poświadczenie apostille – jak i gdzie można je uzyskać?
Nie wszystkie kraje honorują dokumenty potwierdzone klauzulą apostille. Co do zasady nadaje się ją jedynie wtedy, gdy dokument ma zostać przedstawiony w kraju będącym stroną Konwencji haskiej z 5 października 1961 roku. Do porozumienia o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych przystąpiło pierwotnie 117 państw.
Apostille wydawane jest na prośbę posiadacz dokumentu przez Dział Legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych. Z wnioskiem o nadanie klauzuli apostille należy zwrócić się osobiście, przez upoważnioną osobę trzecią lub korespondencyjnie. W Polsce koszt poświadczenia wynosi 60 zł.
Warto pamiętać, iż aby dokument mógł zostać poświadczony musi być oryginalny, zawierać pieczęć urzędu, który go wydał oraz podpis i pieczęć imienną urzędnika. W niektórych przypadkach konieczne jest uzyskanie w pierwszej kolejności poświadczeń przez inne podmioty, np. dokumenty sądowe wymagają poświadczenia przez prezesa właściwego miejscowo sądu okręgowego, a dokumenty handlowe – Krajowej Izby Gospodarczej lub właściwej miejscowo regionalnej izby gospodarczej.
Apostille dokumentów – kiedy jest zbędne?
W przypadku obywateli państw Unii Europejskiej nie każdy dokument wymaga dodatkowego poświadczenia w formie apostille. Od 16 lutego 2019 roku weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej. Znosi ono obowiązek uzyskiwania pieczęci apostille na niektórych rodzajach dokumentów, m.in. aktach urodzenia, zgonu, małżeństwa czy zaświadczeniu o niekaralności.
Uzyskanie legalizacji dokumentów apostille nie wymaga dalszych, dodatkowych poświadczeń. Co więcej klauzula nadawana jest w dwóch językach – angielskim oraz języku kraju, z którego pochodzi dokument – i nie wymaga tłumaczenia na język kraju trzeciego.
Legalizacja dokumentów – na czym polega?
Legalizacja, podobnie jak apostille, stanowi poświadczenie, że dokument wydany w danym kraju jest autentyczny i może zostać dopuszczony do obrotu prawnego za granicą. Legalizacji dokonuje się w przypadku dokumentów, które mają być używane w kraju nie będącym stroną Konwencji haskiej.
W przypadku legalizacji, poza uzyskaniem pieczęci z MSZ niezbędne jest dokonanie dodatkowego poświadczenia w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym danego państwa.
Jak zalegalizować dokumenty urzędowe?
Legalizacji dokonuje się na wniosek posiadacza dokumentów. W niektórych przypadkach konieczne jest, przed złożeniem wniosku o legalizację w MSZ, uzyskanie poświadczenia w dodatkowej instytucji, np. w przypadku dokumentów potwierdzających ukończenie studiów wyższych niezbędne jest uwierzytelnienie dyplomu przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej.
Koszt uzyskania poświadczenia z Działu Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych wynosi 26 zł za każdy poświadczany dokument, przy czym nie jest to jedyna opłata, z którą należy się liczyć w przypadku legalizacji.
Dodatkowe koszty mogą wiązać się z koniecznością tłumaczenia dokumentów, a także z cennikiem poświadczeń obowiązującym w ambasadzie, czy konsulacie danego kraju. Warto pamiętać, że dopiero uzyskanie uwierzytelnienia w placówce dyplomatycznej kończy proces legalizacji dokumentów.
Planujesz zatrudnić cudzoziemców do swojej firmy?
Sprawdź co jeszcze oferujemy w ramach usługi legalizacji zatrudnienia.
