Maria Kuzenko Opublikowano: 23.11.2021
Autor wpisu:Maria Kuzenko
Maria Kuzenko
Maria Kuzenko
23.11.2021
Aktualności | Blog EWL

Czym jest apostille MSZ – legalizacja dokumentów

Legalizacja pracy i pobytu cudzoziemca EWL

Dokumenty zagraniczne, mimo domniemania ich autentyczności, często wymagają dodatkowego poświadczenia, aby można było używać ich w innym kraju. Taka sytuacja dotyczy np. dyplomów uzyskanych przez ukraińskie pielęgniarki, które planują rozpocząć pracę w Polsce. W prawodawstwie wyróżnia się dwie ścieżki poświadczenia autentyczności dokumentów: apostille oraz legalizację.

Klauzula apostille – co to jest?

Pieczęć (klauzula) apostille stanowi potwierdzenie, że dokument wydany przez urząd zagraniczny jest autentyczny i można się nim posługiwać poza granicą kraju, w którym został wydany bez konieczności dokonywania dodatkowych legalizacji. Nadanie klauzuli apostille jest więc stwierdzeniem autentyczności dokumentu przy jednoczesnym dopuszczeniu go do obrotu prawnego poza granicami kraju.

Poświadczenie apostille – jak i gdzie można je uzyskać?

Nie wszystkie kraje honorują dokumenty potwierdzone klauzulą apostille. Co do zasady nadaje się ją jedynie wtedy, gdy dokument ma zostać przedstawiony w kraju będącym stroną Konwencji haskiej z 5 października 1961 roku. Do porozumienia o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych przystąpiło pierwotnie 117 państw.

Apostille wydawane jest na prośbę posiadacz dokumentu przez Dział Legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych. Z wnioskiem o nadanie klauzuli apostille należy zwrócić się osobiście, przez upoważnioną osobę trzecią lub korespondencyjnie. W Polsce koszt poświadczenia wynosi 60 zł.

Warto pamiętać, iż aby dokument mógł zostać poświadczony musi być oryginalny, zawierać pieczęć urzędu, który go wydał oraz podpis i pieczęć imienną urzędnika. W niektórych przypadkach konieczne jest uzyskanie w pierwszej kolejności poświadczeń przez inne podmioty, np. dokumenty sądowe wymagają poświadczenia przez prezesa właściwego miejscowo sądu okręgowego, a dokumenty handlowe – Krajowej Izby Gospodarczej lub właściwej miejscowo regionalnej izby gospodarczej.

Apostille dokumentów – kiedy jest zbędne?

W przypadku obywateli państw Unii Europejskiej nie każdy dokument wymaga dodatkowego poświadczenia w formie apostille. Od 16 lutego 2019 roku weszło w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej. Znosi ono obowiązek uzyskiwania pieczęci apostille na niektórych rodzajach dokumentów, m.in. aktach urodzenia, zgonu, małżeństwa czy zaświadczeniu o niekaralności.

Uzyskanie legalizacji dokumentów apostille nie wymaga dalszych, dodatkowych poświadczeń. Co więcej klauzula nadawana jest w dwóch językach – angielskim oraz języku kraju, z którego pochodzi dokument – i nie wymaga tłumaczenia na język kraju trzeciego.

Legalizacja dokumentów – na czym polega?

Legalizacja, podobnie jak apostille, stanowi poświadczenie, że dokument wydany w danym kraju jest autentyczny i może zostać dopuszczony do obrotu prawnego za granicą. Legalizacji dokonuje się w przypadku dokumentów, które mają być używane w kraju nie będącym stroną Konwencji haskiej.

W przypadku legalizacji, poza uzyskaniem pieczęci z MSZ niezbędne jest dokonanie dodatkowego poświadczenia w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym danego państwa.

Jak zalegalizować dokumenty urzędowe?

Legalizacji dokonuje się na wniosek posiadacza dokumentów. W niektórych przypadkach konieczne jest, przed złożeniem wniosku o legalizację w MSZ, uzyskanie poświadczenia w dodatkowej instytucji, np. w przypadku dokumentów potwierdzających ukończenie studiów wyższych niezbędne jest uwierzytelnienie dyplomu przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej.

Koszt uzyskania poświadczenia z Działu Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych wynosi 26 zł za każdy poświadczany dokument, przy czym nie jest to jedyna opłata, z którą należy się liczyć w przypadku legalizacji.

Dodatkowe koszty mogą wiązać się z koniecznością tłumaczenia dokumentów, a także z cennikiem poświadczeń obowiązującym w ambasadzie, czy konsulacie danego kraju. Warto pamiętać, że dopiero uzyskanie uwierzytelnienia w placówce dyplomatycznej kończy proces legalizacji dokumentów.

Wsparcie w legalizacji zatrudnienia cudzoziemców

Planujesz zatrudnić cudzoziemców do swojej firmy?

Sprawdź co jeszcze oferujemy w ramach usługi legalizacji zatrudnienia.

Chcesz otrzymywać najważniejsze informacje o rynku pracy tymczasowej?

Zapisz się do Newslettera EWL by otrzymywać wiadomości prosto na swoją skrzynkę mailową.

E-mail

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

E-mail

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

 

E-mail

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

 

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).

Send me your newsletter (you can unsubscribe at any time).