Co to jest certyfikat NEN 4400?

Niderlandzki rynek pracy silnie odczuwa braki kadrowe. Według danych Eurostatu, we wrześniu 2022 roku, w Holandii nieobsadzonych było blisko 450 tysięcy miejsc pracy. Nie dziwi więc fakt, że wielu przedsiębiorców, w trosce o zabezpieczenie ciągłości procesów, sięga po rozwiązania oferowane przez agencje pracy tymczasowej.

Przede wszystkim te dotyczące leasingu pracowników z zagranicy. Wybierając partnera biznesowego, warto zwrócić szczególną uwagę na to, czy jego działalność w Królestwie Niderlandów prowadzona jest legalnie oraz, czy posiada certyfikaty świadczące o wysokiej jakości i bezpieczeństwie prawnym oferowanych przez niego usług.

Jak wybrać agencję pracy tymczasowej, aby mieć gwarancję wysokiej efektywności oraz jakości usług?

Pracownicy tymczasowi stanowią ponad 19% wszystkich pracujących w Holandii. Model leasingu pracowniczego sprawdza się w Niderlandach bardzo dobrze. Firmy chętnie korzystają z tej elastycznej i efektywnej formy rekrutacji i zatrudnienia.

Duże zainteresowanie przedsiębiorstw pracą tymczasową przekłada się także na ilość podmiotów, które oferują taki model współpracy. W Królestwie Niderlandów zarejestrowanych jest ponad 14 000 agencji rekrutacyjnych. Wybranie jednego lub kilku najbardziej wartościowych partnerów do współpracy wymaga więc pogłębionego researchu i weryfikacji potencjalnych dostawców pracy tymczasowej.

W pierwszej kolejności odrzucić należy firmy, które nie są zarejestrowane w Izbie Handlowej, a więc z prawnego punktu widzenia nie mogą legalnie delegować pracowników do pracy u swoich klientów.

Zgodnie z holenderskim ustawodawstwem (ustawa WAADI) zakazane jest korzystanie z usług leasingu pracowników za pośrednictwem podmiotów, które nie są zarejestrowane w Izbie Handlowej (KvK).

Od 1998 roku, a więc od początku obowiązywania ustawy dotyczącej pracowników tymczasowych, holenderski rynek pracy wypracował pewne standardy, których przestrzeganie, ma chronić niderlandzkich przedsiębiorców przed oszustwami oraz niezgodnymi z prawem praktykami agencji zatrudnienia.

Jednym z dokumentów, które są gwarancją bezpieczeństwa i legalnej współpracy z dostawcami usług personalnych, jest certyfikat NEN 4400.

Certyfikat NEN – gwarancja zgodności z prawodawstwem krajowym

Fundacja Standardów Pracy (SNA) od 2006 roku audytuje i certyfikuje podmioty świadczące usługi leasingu i outsourcing. Głównym celem powstania normy NEN 4400 było, i nadal pozostaje, ograniczenie ryzyka nałożenia kar, wynikających z niezgodnych z holenderskim prawem praktyk agencji zatrudnienia, na pracodawców.

Posiadanie przez dostawcę usług personalnych certyfikatu NEN 4400 i wpisu do rejestru RNA (Register Normering Arbeid) świadczy o spełnianiu przez niego restrykcyjnych wymogów określonych przez jednostkę certyfikującą.

W zależności od formy działalności oraz umiejscowienia siedziby głównej agencji rekrutacyjnej wyróżnia się trzy rodzaje znaków jakości NEN 4400:

NEN 4400-1 – dotyczy firm świadczących usługi pracy tymczasowej i outsourcingu, w tym również podwykonawców, mających siedzibę w Holandii i tu odprowadzających podatki oraz składki na ubezpieczenia społeczne,
NEN 4400-2 – dotyczy podmiotów zagranicznych, które świadczą usługi pracy tymczasowej i outsourcingu na holenderskim rynku pracy,
NEN 4400-3 – dotyczy freelancerów (samozatrudnionych), świadczących w głównej mierze usługi rekrutacji na potrzeby swoich klientów.

Certyfikat NEN 4400-2, to zapewnienie dla klienta, że agencja jest wiarygodnym, pewnym i solidnym partnerem biznesowym, który wywiązuje się ze swoich zobowiązań i działa zgodnie z holenderskim prawem.

Współpracując z firmą posiadającą znak jakości SNA przedsiębiorca minimalizuje ryzyko i zapewnia sobie bezpieczeństwo prawne. Między innymi nie musi martwić się o odpowiedzialność podatkową z tytułu niezapłaconych przez agencję podatków VAT (omzetbelasting) czy ustawowego podatku od wynagrodzeń (loonheffingen).

Ma też pewność, że pracownicy tymczasowi kierowani do niego za pośrednictwem agencji pracują na terenie Niderlandów legalnie.

Co ważne audyty prowadzone są przez SNA co sześć miesięcy. Oznacza to, że agencja pracy w sposób ciągły musi zapewniać wysoki standard swoich usług.

Jakie warunki musi spełniać agencja pracy, aby uzyskać certyfikat NEN?

Uzyskanie znaku jakości NEN 4400 jest dobrowolne. Agencje, które są pewne jakości swoich usług i starają się o certyfikację, muszą spełniać określone kryteria. Należą do nich m.in.:

Posiadanie konta G i odprowadzanie na niego przez klientów agencji odpowiednich sum na zabezpieczenie zobowiązań podatkowych,
Odpowiednie prowadzanie administracji kadrowej – pozwalające na uzyskanie w każdym czasie informacji o umowie, zakresie odpowiedzialności oraz wynagrodzeniu,
Prowadzenie przez podmiot ewidencji zatrudnianych pracowników, w taki sposób, aby można było łatwo ustalić ich tożsamość oraz prawo do legalnej pracy i pobytu.

Fundacja Standardów Pracy, poprzez akredytowane jednostki kontrolujące bada, czy administracja kadrowa prowadzona jest rzetelnie, odprowadzane są odpowiednie podatki – zarówno od wynagrodzenia pracowników, jak i przychodów firmy; czy wynagrodzenia naliczane są prawidłowo, a więc zgodnie z ustawą o minimalnej płacy i minimalnym dodatku urlopowym, a także czy pracownicy zagraniczni pracują i przebywają w Królestwie Niderlandów legalnie.

Spośród ponad 14 000 agencji rekrutacyjnych funkcjonujących w Holandii, certyfikat NEN 4400 posiada niespełna 5 000 podmiotów. Platforma migracyjna EWL jest jednym z nich. Poczucie bezpieczeństwa naszych klientów stanowi dla nas priorytet.

Dlatego już na początku naszego rozwoju na holenderskim rynku pracy rozpoczęliśmy procedurę certyfikacji. Uzyskany znak jakości SNA jest dla nas potwierdzeniem wysokiej jakości i standardu usług, a dla Państwa dowodem na to, że nasza firma jest godnym zaufania partnerem w biznesie.

Chcesz wiedzieć więcej o pracownikach zagranicznych na niderlandzkim rynku pracy? Pobierz bezpłatnego E-Booka o korzyściach jakie niesie rekrutacja zagranicznych pracowników dla holenderskich przedsiębiorstw.