dátum 12.3.2025
1. Spoločnosť EWL Slovakia s.r.o. zavádza postup pre oznamovanie a následné konanie v prípade whistleblowingu (ďalej len „Postup“) v zmysle zákona z 30. januára 2019 o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon“).
2. Zavedenie tohto Postupu nemá vplyv na fungovanie iných (nie oznamovacích v zmysle zákona) postupov oznamovania nekalých praktík v Spoločnosti, ktoré si zachovávajú svoju nezávislú a samostatnú povahu. V prípade zamestnancov možno akékoľvek whistleblowingové oznámenie podať aj mimo tohto Postupu, a to aj v rámci samostatných postupov.
Pojmy použité v tomto postupe majú tento význam:
a) následné opatrenia – opatrenia prijaté na posúdenie pravdivosti informácií uvedených v oznámení a na zamedzenie porušenia zákona, ktoré je predmetom oznámenia, najmä prostredníctvom vyšetrovania, začatia kontrolného alebo správneho konania, podania obžaloby, opatrení prijatých na vymáhanie finančných prostriedkov alebo ukončenia konania vedeného podľa interného postupu pri oznamovaní porušenia zákona a prijatia následných opatrení,
b) informácia o porušení práva – informácia vrátane dôvodného podozrenia o skutočnom alebo možnom porušení zákona, ku ktorému došlo alebo môže dôjsť v právnickej osobe, s ktorou sa oznamovateľ zúčastnil na výberovom konaní alebo inom predzmluvnom rokovaní, v ktorej pracuje alebo pracoval, alebo v inej právnickej osobe, s ktorou udržiava alebo udržiaval kontakt v súvislosti s prácou, alebo informácia o pokuse zakryť takéto porušenie zákona,
c) príjemca oznamovateľov – subjekt poverený spoločnosťami EWL Group prijímať oznamovateľov, ktorého podrobné povinnosti a právomoci sú uvedené v Postupe, najmä v jeho kapitole IV;
d) inšpektor / Orgán dohľadu – pracovník zodpovedný za dodržiavanie predpisov, t. j. funkcia vykonávaná osobami zastávajúcimi pozíciu People Care Manager EWL Group, ktorého podrobné povinnosti a právomoci sú stanovené v Postupe, najmä v jeho kapitole IV,
e) kontext súvisiaci s prácou – rozumie sa ním minulá, súčasná alebo budúca činnosť v súvislosti s výkonom práce v pracovnoprávnom alebo inom právnom vzťahu, ktorý je základom pre poskytovanie práce alebo služieb, alebo s výkonom funkcie v Spoločnosti alebo pre Spoločnosť, alebo s výkonom služby pre Spoločnosť, ak boli získané informácie o porušení zákona a existuje možnosť, že dôjde k odvetným opatreniam, 2
f) porušenie práva – považované za spoločensky škodlivú činnosť,
g) GDPR – nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (Úradný vestník EÚ L 119,
4.5.2016, s. 1 v platnom znení),
h) Whistleblower / Signatár – fyzická osoba, ktorá oznámi alebo oznámila spoločnosti skupiny EWL porušenie zákona získané v súvislosti s prácou,
i) oznámenie – ústne alebo písomné oznámenie informácií o porušení Zákona Spoločnosti skupiny EWL v súlade s požiadavkami Zákona,
j) EWL Group – Spoločnosť vlastníka, t.j. EWL GROUP S.A. so sídlom vo Varšave, adresa: Aleje Jerozolimskie 160, 02-326 Varšava, zapísaná v Obchodnom registri, vedená Okresným súdom pre hlavné mesto Varšava vo Varšave, XII. obchodné oddelenie Okresného súdu pod číslom KRS: 0001062482, s daňovým identifikačným číslom NIP: 7011108880 a číslom REGON: 523324404.
1. Oznámenia sa predkladajú príjemcovi oznámenia.
2. Spoločnosť neprijíma anonymné oznámenia.
3. Predpokladajú sa tieto spôsoby oznámení:
a) písomne v listinnej podobe – zaslaním Oznámenia na adresu EWL: Aleje Jerozolimskie 160, 02-326 Varšava, s poznámkou „To the Whistleblower-Inspector“ na zásielke;
b) písomne v elektronickej forme na e-mailovú adresu: [email protected],
c) ústne – formou osobného stretnutia za podmienok uvedených v odseku 5.
4. Oznámenie musí obsahovať minimálne tieto údaje:
a) názov Signatára,
b) kontaktnú adresu (korešpondenčnú adresu alebo e-mailovú adresu alebo telefónne číslo),
c) informácie o činnostiach, ktoré podľa signatára predstavujú porušenie,
d) dôkazy potvrdzujúce existenciu porušenia uvedeného v písmene c).
5. Na výslovnú žiadosť signatára možno predložiť ústne podanie vo forme osobného stretnutia zorganizovaného do 14 dní odo dňa doručenia žiadosti o osobné stretnutie – pričom podanie žiadosti o osobné stretnutie sa uskutoční ústne. Predloženie žiadosti o osobné stretnutie sa nepovažuje za žiadosť.
6. V prípade uvedenom v odseku 5 sa so súhlasom signatára oznámenie zdokumentuje vo forme:
a) záznamu rozhovoru, v ktorom možno vyhľadávať, alebo
b) záznamu z rokovania, ktorý reprodukuje jeho presný priebeh a ktorý vyhotovil príjemca oznámenia.
7. V prípade uvedenom v odseku 6 písm. b) môže signatár overiť, opraviť a schváliť zápisnicu zo stretnutia jej podpísaním.
1. Príjemca oznámenia po preskúmaní obsahu oznámenia prijatého spôsobom uvedeným v § 3 vykoná formálnu kontrolu, ktorá spočíva v overení, či žiadosť spĺňa formálne náležitosti vyžadované zákonom, a v umožnení realizácie aktivít. Žiadosť nespĺňa formálne kritériá najmä vtedy, ak:
a) je anonymné alebo obsahuje sfalšované údaje o podpisujúcom,
b) sa netýka porušenia zákona,
c) sa týka informácií o porušení, ktoré boli získané výlučne mimo pracovného kontextu,
d) sa týka informácií, na ktoré sa vzťahuje: 1) Predpisov o ochrane utajovaných skutočností a iných skutočností, ktoré nepodliehajú zverejneniu podľa všeobecného práva z dôvodu verejnej bezpečnosti; 2) profesijné tajomstvo lekárskych a právnických profesií; 3) tajomstvo súdnych rokovaní; 4) trestné konanie – pokiaľ ide o utajenie prípravného konania a utajenie neverejného súdneho konania.
2. V prípade zistenia odstrániteľných formálnych prekážok príjemca oznámenia kontaktuje osobu, od ktorej oznámenie pochádza, ak uviedla kontaktnú adresu, a požiada ju o ich odstránenie v určenej lehote. V prípade anonymného oznámenia alebo uvedenia nepravdivých údajov o podpisujúcej osobe v oznámení, príjemca oznámenia informuje túto osobu o nutnosti uviesť svoju totožnosť alebo poskytnúť pravdivé údaje pod hrozbou ponechania oznámenia bez spracovania.
3. V prípade neuvedenia kontaktnej adresy v oznámení, pri absencii iných formálnych prekážok, sa oznámenie posudzuje bez zohľadnenia povinností vyžadujúcich kontakt so signatárom .
4. Príjemca oznámenia po formálnej kontrole rozhodne o oznámení:
a) ponechá oznámenie bez spracovania v prípade nevyplnenia identifikačných údajov alebo neuvedenia pravdivých údajov o podpisujúcom;
b) odmietne prijať oznámenie v prípade formálnych prekážok konania;
c) prijme oznámenie v ostatných prípadoch.
1. Príjemca oznámenia potvrdí prijatie oznámenia do 7 dní od jeho prijatia v listinnej alebo elektronickej podobe, ak signatár neuviedol kontaktnú adresu, na ktorú sa má potvrdenie zaslať.
2. Potvrdenie o prijatí oznámenia obsahuje aspoň dátum prijatia a kontaktné údaje príjemcu oznámenia.
3. Príjemca oznámenia po prijatí oznámenia, pokiaľ nedošlo k odmietnutiu prijatia oznámenia, bezodkladne zašle obsah oznámenia orgánu dohľadu.
1. Prijímateľ oznámenia oznámi rozhodnutie o odmietnutí prijatia žiadosti a dôvody tohto rozhodnutia v listinnej alebo elektronickej podobe, pokiaľ osoba, od ktorej žiadosť pochádza, neposkytla kontaktnú adresu.
2. V prípade odmietnutia prijatia oznámenia môže osoba, od ktorej oznámenie pochádza, podať prijímateľovi oznámenia žiadosť o opätovné posúdenie veci do 7 dní od doručenia rozhodnutia v listinnej alebo elektronickej podobe spôsobmi uvedenými v § 3 ods. 3 písm. a) a b). Odvolanie by malo obsahovať odôvodnenie.
1. Po predložení oznámenia príjemcom oznámenia inšpektorovi, inšpektor v rámci možností doplní register interných oznámení o záznam týkajúci sa žiadosti.
1. Po prijatí oznámenia a jeho zapísaní do registra, inšpektor začne vyšetrovanie. Ak sa však oznámenie týka informácií o porušení v prípade, v ktorom (na základe tých istých údajov a dôkazov) už bolo vykonané alebo v súčasnosti prebieha konanie podľa tohto postupu, inšpektor po overení týchto okolností konanie ukončí.
2. Vyšetrovanie sa zameriava najmä na overenie správnosti informácií uvedených v oznámení, posúdenie pravdivosti tvrdení uvedených v oznámení a prípadne na nápravu porušenia, ktoré je predmetom oznámenia.
3. Orgán dohľadu je povinný s náležitou starostlivosťou vykonať následné opatrenia stanovené v tomto postupe a je zodpovedný za komunikáciu s oznamovateľom počas vyšetrovania v rozsahu potrebnom na dosiahnutie cieľa stanoveného v odseku 2.
1. Orgán dohľadu môže po preskúmaní oznámenia odporučiť vedeniu spoločnosti predbežné opatrenia.
2. Predbežnými opatreniami môžu byť najmä:
a) pravidelné odvolanie určenej osoby z jej súčasného zamestnania alebo iných povinností,
b) pravidelné zavedenie osobitných pravidiel týkajúcich sa obchodnej komunikácie alebo rozhodovania,
c) zmrazenie materiálov, ktoré má určená osoba v držbe.
1. Vyšetrovanie vykonáva inšpektor. Inšpektor môže vybrať osoby s odbornými znalosťami, aby sa zúčastnili na vybraných činnostiach. Takto vybrané osoby musia spĺňať požiadavky týkajúce sa inšpektora vrátane toho, že majú príslušné oprávnenie a sú nestranné. Spoločnosť je povinná zohľadniť žiadosť inšpektora o osobnú pomoc s cieľom objasniť vec a primerané náklady s tým spojené.
2. V priebehu vyšetrovania má inšpektor v rámci právomocí Spoločnosti právo
a) nahliadať do dokumentov a získať k nim prístup,
b) viesť korešpondenciu s cieľom zistiť stav veci,
c) vykonať inšpekciu predmetov, priestorov alebo zariadení,
d) pohybovať sa v priestoroch, ktoré má Spoločnosť k dispozícii, pričom musí dodržiavať požiadavky na ochranu zdravia a bezpečnosti,
e) klásť otázky signatárovi,
f) vypočúvať svedkov,
g) vyhotoviť dokumentáciu (zápisnice, kópie dokumentov, fotografie, elektronické záznamy atď.)
3. Vždy, keď je inšpektor v rámci prebiehajúceho vyšetrovania v prvom priamom kontakte s inou osobou ako zamestnancom Spoločnosti (napr. korešpondencia alebo výsluch svedka), informuje túto osobu o obsahu tohto postupu.
1. Spoločnosť je povinná v rámci svojich kompetencií pomáhať inšpektorovi pri dôslednom plnení jeho úloh, a to najmä tým, že:
a) poskytnutím prístupu k osobám, priestorom, zariadeniam a dokumentom,
b) uznaním času, počas ktorého vykonáva svoje úlohy, za prácu a v prípade potreby aj za prácu nadčas,
c) poskytnutím technických prostriedkov a organizačných opatrení na uľahčenie plnenia úloh,
d) považovať za pracovný čas čas účasti na činnostiach ustanovených postupom vrátane času výpovede svedkov a času činnosti znalcov.
2. Osoby zamestnané Spoločnosťou sú povinné spolupracovať s inšpektorom, aby inšpektor mohol svedomito plniť svoje úlohy. Svedkovia nie sú povinní vypovedať alebo primerane odpovedať na otázky v prípadoch, keď by tak neboli povinní urobiť podľa Trestného poriadku.
1. Inšpektor ukončí vyšetrovanie, ak:
a) inšpektor po prijatí oznámenia zistí, že formálne prekážky, ktoré sa nemajú odstrániť, uvedené v § 4 ods. 1,
b) ak sa zistí, že účinné následné opatrenia nebudú možné (napr. v dôsledku nedostatočného prístupu k informáciám alebo potrebným odborným znalostiam) alebo by mohli viesť k nezákonnému ohrozeniu práv a slobôd fyzickej osoby alebo verejného záujmu,
c) zistiť všetky potrebné informácie v rámci vyšetrovania, ktoré sú potrebné na objasnenie veci, najmä či došlo k porušeniu.
2. V prípade odstrániteľných formálnych prekážok oznámenia môže inšpektor v ktoromkoľvek štádiu konania kontaktovať osobu, od ktorej oznámenie pochádza, s cieľom ich odstránenia.
1. Po ukončení vyšetrovania inšpektor oznámi svoje zistenia a v odôvodnených prípadoch aj odporúčanie na prijatie opatrení proti porušeniu príslušným riadiacim orgánom spoločnosti, výkonnej rade.
2. Ak vzhľadom na všetky okolnosti nie je poskytnutie informácií podľa odseku 1 opodstatnené, najmä v záujme vyšetrovania, inšpektor postúpi informácie inej vhodnej osobe v rámci štruktúry skupiny EWL s čo najširšími kompetenciami na prijatie ďalších účinných opatrení.
3. Ak by vykonanie úkonov uvedených v odsekoch 1 až 2 viedlo k nezákonnému ohrozeniu práv a slobôd fyzickej osoby alebo verejného záujmu, môže inšpektor od vykonania týchto úkonov upustiť a postúpiť vec na vonkajšie konanie.
4. Po ukončení konania poskytne inšpektor signatárovi spätnú väzbu podľa § 14.
5. Signatár môže do 7 dní odo dňa, keď bol informovaný o ukončení konania, podať žiadosť o opätovné posúdenie veci v listinnej alebo elektronickej podobe spôsobmi uvedenými v § 3 ods. 3 písm. a) a b). Žiadosť by mala obsahovať odôvodnenie.
6. Inšpektor môže informovať signatára o možnosti postúpenia veci na iné príslušné konanie, vykonania vonkajšieho oznámenia alebo oznámenia orgánom činným v trestnom konaní.
1. V priebehu konania, najneskôr však po ukončení objasňovacieho konania, avšak nie neskôr ako v lehote vyplývajúcej z ods. 2, inšpektor poskytne signatárovi spätnú väzbu, pokiaľ signatár neuviedol kontaktnú adresu. V závislosti od štádia vyšetrovania spätná väzba v čo najväčšej možnej miere obsahuje informácie o tom, či bolo alebo nebolo zistené porušenie predpisov, a o plánovaných alebo prijatých následných opatreniach a dôvodoch týchto následných opatrení.
2. Spätná väzba sa signatárovi poskytne najneskôr do:
a) 3 mesiace od potvrdenia oznámenia, s výhradou písmena b),
b) 3 mesiace a 7 dní od dátumu oznámenia – ak dozorný orgán neposkytol signatárovi potvrdenie oznámenia v tejto lehote, – pokiaľ signatár neuviedol kontaktnú adresu, na ktorú by sa mala poskytnúť spätná väzba.
1. Spoločnosť, orgány a subjekty konajúce v jej mene podľa Zákona a postupu poskytujú signatárovi a osobe, ktorej sa oznámenie týka, a tretej osobe uvedenej v oznámenia ochranu ich totožnosti – rozumie sa tým obmedzenie znalosti okolností umožňujúcich priamo alebo nepriamo identifikáciu uvedených osôb na primeraný okruh písomne poverených osôb, ktoré sú povinné zachovávať mlčanlivosť o týchto údajoch. 7
2. Ustanovenia odseku 1 sa nevzťahujú na prípady, v ktorých sa zverejnenie informácií uvedených v odseku 1 vyžaduje podľa všeobecne záväzných právnych predpisov.
1. Spoločnosť vymenuje inšpektora za príjemcu oznámení, pokiaľ na túto úlohu nevymenuje externý subjekt v súlade s odsekom 4.
2. Úlohy a právomoci príjemcu oznámení zahŕňajú plnenie úloh stanovených v zákone a postupe, najmä
3. monitorovanie oznamovacích kanálov uvedených v § 3 a formálnu kontrolu oznámení,
4. rozhodovanie o prijatí a zamietnutí oznámenia na základe usmernení obsiahnutých v postupe a všeobecne záväzných právnych predpisov,
5. potvrdenie signatárovi o prijatí oznámenia alebo informovanie o odmietnutí jeho prijatia v príslušných prípadoch.
6. Spoločnosť písomne poveruje Prijímateľa žiadostí výkonom činností uvedených v postupe a zaväzuje prijímateľa žiadostí zachovávať mlčanlivosť o informáciách a osobných údajoch získaných pri prijímaní žiadostí aj po skončení výkonu tejto funkcie, skončení pracovnoprávneho vzťahu alebo iného právneho vzťahu, na základe ktorého túto funkciu vykonával.
7. V prípade, že prijímateľom žiadostí je externý subjekt, Spoločnosť uzatvorí zmluvu o poverení na spracovanie prijímania žiadostí a s ohľadom na spracovanie osobných údajov v súlade s požiadavkami Zákona a GDPR. V takomto prípade Spoločnosť poskytne údaje o takto zriadenom príjemcovi podaní spôsobom obvyklým v Spoločnosti.
1. Spoločnosť určí každú osobu, ktorá zastáva funkciu uvedenú v § 2 písm. c), za osobu zodpovednú za dodržiavanie predpisov. Inšpektor je osoba oprávnená overovať oznámenia a prijímať následné opatrenia.
2. Za inšpektora môže byť vymenovaná osoba, ktorá:
a) má kvalifikáciu a znalosti na správne a účinné uplatňovanie postupu vrátane najmä účinného vedenia vyšetrovania,
b) má vysoko rozvinuté interpersonálne zručnosti,
c) zastáva pozíciu, ktorá prispieva k nezávislosti.
3. Orgán dohľadu je povinný zvyšovať si svoju odbornú kvalifikáciu.
4. Medzi úlohy a kompetencie inšpektora patrí najmä plnenie úloh stanovených zákonom a postupom:
d) vedenie vyšetrovania,
e) vykonávanie činností po skončení vyšetrovania uvedených v postupe,
f) udržiavanie kontaktu s oznamovateľom vrátane poskytovania spätnej väzby oznamovateľovi.
g) vedenie registra oznámení a spisov o postupe
h) vybavovanie odvolaní, ako je uvedené v postupe.
5. Spoločnosť zverejní kontaktné údaje dozorného úradníka spôsobom prijatým Spoločnosťou.
6. V prípade neprítomnosti supervízora je osobou oprávnenou vykonávať povinnosti supervízora starší právnik („Senior Lawyer“) v EWL Group. Inšpektor môže v odôvodnených prípadoch, ktoré sú v 8 prospech konania, požiadať aj o vymenovanie zástupcu na účely prejednania veci. Ustanovenia týkajúce sa dozorného úradníka sa primerane vzťahujú aj na zástupcu dozorného úradníka. Asistent musí spĺňať požiadavky vzťahujúce sa na dozorného úradníka vrátane vlastníctva príslušného povolenia.
7. Inšpektor a každá osoba, ktorá dozornému úradníkovi pomáha pri overovaní oznámení alebo vykonávaní iných následných opatrení (asistent dozorného úradníka, osoba vybraná na účasť na vybraných opatreniach), musia mať písomné oprávnenie od spoločnosti na (prípadné) overovanie interných oznámení, vykonávanie následných opatrení a spracovanie osobných údajov. Oprávnené osoby sú povinné zachovávať mlčanlivosť o informáciách a osobných údajoch, ktoré získali v súvislosti s overovaním interných oznámení a následnými činnosťami, a to aj po skončení pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu, na základe ktorého túto prácu vykonávali.
1. Inšpektor je pri výkone svojich úloh a právomocí nezávislý a nepodlieha pokynom nadriadených.
2. Inšpektor nesmie znášať žiadne negatívne dôsledky v súvislosti s riadnym plnením svojich úloh.
1. Inšpektor vykonáva svoju funkciu nestranne.
2. Inšpektor je povinný sa vylúčiť z akejkoľvek činnosti podľa tohto poriadku, ak existuje okolnosť takého druhu, ktorá by mohla vyvolať dôvodné pochybnosti o jeho nestrannosti. To platí najmä vtedy, ak výsledok vykonaného vyšetrovania môže priamo alebo nepriamo ovplyvniť práva alebo povinnosti osoby vykonávajúcej funkciu inšpektora alebo jej blízkych osôb.
3. Inšpektor je povinný bezodkladne informovať Spoločnosť o okolnostiach uvedených v odseku 2, pričom je povinný zachovávať mlčanlivosť o okolnostiach prípadu.
4. Opatrenia, ktoré Inšpektor prijal predtým, zostávajú v platnosti.
5. V situácii uvedenej v odseku 2 Spoločnosť bezodkladne vymenuje zástupcu na preskúmanie prípadu.
6. Ak by dodržanie postupu uvedeného v odsekoch 3 až 5 mohlo viesť k nezákonnému ohrozeniu práv a slobôd fyzickej osoby alebo verejného záujmu, inšpektor by mal konanie ukončiť, oznámiť to signatárovi poskytnutím spätnej väzby a poučiť ho o možnosti postúpiť prípad na vonkajšie konanie.
1. Spoločnosť spracúva osobné údaje získané v priebehu plnenia tohto postupu v súlade s ustanoveniami zákona, najmä GDPR.
2. Osobné údaje signatára, ktoré umožňujú zistiť jeho totožnosť, sa nesmú poskytnúť neoprávneným osobám, okrem prípadov, keď s tým signatár výslovne súhlasí. To neplatí, ak je zverejnenie nevyhnutnou a primeranou zákonnou povinnosťou v súvislosti s vyšetrovaním vykonávaným orgánmi verejnej moci alebo 9 prípravným konaním alebo súdnym konaním vykonávaným súdmi, a to aj s cieľom zaručiť právo na obhajobu nahlasovanej osoby.
3. Inšpektor uplatňuje vhodné technické a organizačné opatrenia na ochranu údajov, najmä na zabránenie prístupu neoprávnených osôb k informáciám, na ktoré sa vzťahuje oznámenie, a na zabezpečenie ochrany dôvernosti totožnosti oznamovateľa, nahlásenej osoby a tretej strany uvedenej v oznámení. Na tento účel je oznamovateľ povinný najmä:
a) používať šetrič obrazovky alebo sa odhlásiť vždy, keď opustí pracovnú stanicu počítača, a to aj na krátky čas;
b) zabezpečenie všetkých papierových alebo elektronických dokumentov, súborov a nosičov údajov pred zničením, neoprávnenou manipuláciou alebo neoprávneným prístupom;
c) uplatňovať zásadu čistej kancelárie;
d) uplatňovať zásadu čistého stola, t. j. nenechávať dokumenty alebo nosiče údajov po ukončení úlohy bez dozoru;
e) zničiť dokumenty takým spôsobom, aby nebolo možné rekonštruovať ich obsah;
f) používať účet chránený heslom s primeranou úrovňou zložitosti v súlade s politikou spoločnosti v tejto oblasti a prípadne viacúrovňovou autentifikáciou;
g) používanie primeranej ochrany systému pred škodlivým softvérom (firewall, antivírusový softvér) a udržiavanie tohto softvéru v aktuálnom stave a
h) používať len bezpečné internetové pripojenie a dôveryhodný prístup do cloudu;
i) používať techniky šifrovania v používaných zariadeniach;
j) uchovávať dátové nosiče (papierové a elektronické) v uzamknutom priestore (napr. v skrini umiestnenej v miestnosti, kde inšpektor vykonáva svoje úlohy).
4. Inšpektor prijme opatrenia na ochranu identity oznamovateľa a osoby, ktorej sa oznámenie týka, v súlade s týmto postupom.
1. Inšpektor vedie spis o konaní osobitne pre každú žiadosť s označením spoločnosti, pričom zachováva zásady kontinuity a integrity.
2. Spoločnosť zabezpečí vhodné podmienky na ochranu vyšetrovacieho spisu pred zničením, poškodením alebo stratou, najmä zabezpečením primeranej vlhkosti, teploty a zabezpečením tejto miestnosti pred prístupom nepovolaných osôb.
3. Inšpektor uchováva záznamy zhromaždené v priebehu vyšetrovania alebo primerane súvisiace s konaním o prijatí oznámenia po dobu uvedenú nižšie:
a) Oznámenie – 3 roky po skončení kalendárneho roka, v ktorom bolo ukončené následné opatrenie alebo po ukončení konania začatého následným opatrením,
b) Dokumenty zhromaždené v priebehu vyšetrovania, s výnimkou pracovných dokumentov vyhotovených výlučne na účely uľahčenia vyšetrovania – 3 roky po skončení kalendárneho roka, v ktorom bola následná činnosť ukončená, alebo po ukončení konania začatého týmito činnosťami,
c) pracovné dokumenty vytvorené výlučne na účely zlepšenia konania (napr. interné poznámky o prijatých opatreniach) – do skončenia vyšetrovania, 10
d) register interných oznámení – záznam týkajúci sa daného oznámenia sa uchováva po dobu 3 rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli následné opatrenia ukončené, alebo od ukončenia konania začatého týmito,
e) dokumenty týkajúce sa konania o prijatí žiadosti v prípadoch, v ktorých bola žiadosť zamietnutá – 3 roky po skončení kalendárneho roka, v ktorom bola žiadosť zamietnutá.
4. Po uplynutí lehôt uvedených v odseku 3 sa dokumenty (a v prípade registra interných oznámení aj záznam týkajúci sa daného oznámenia) bezodkladne natrvalo vymažú alebo zodpovedajúcim spôsobom zničia, ak povinnosť ich uchovávania nevyplýva zo všeobecne záväzných predpisov.
5. Spracúvanie osobných údajov obsiahnutých v dokumentoch uvedených v odseku 3 písm. a) až c) je nevyhnutné na prijatie Oznámenia alebo akýchkoľvek následných opatrení. Osobné údaje, ktoré nie sú relevantné pre spracovanie oznámenia, sa nezhromažďujú, a ak sa náhodou získajú, okamžite sa vymažú. Vymazanie takýchto osobných údajov sa uskutoční do 14 dní od zistenia, že nie sú pre daný prípad relevantné.
Informuje sa, že:
a) Správcom osobných údajov získaných v rámci tohto postupu v rámci plnenia povinností súvisiacich so žiadosťou podanou na základe tohto postupu je príjemca žiadosti.
b) Správcom osobných údajov získaných v rámci tohto postupu je spoločnosť skupiny EWL, ktorej sa žiadosť týka a za ktorú koná v uvedenom rozsahu Dozorný orgán.
c) Vo všetkých záležitostiach týkajúcich sa spracúvania osobných údajov nás kontaktujte na e-mailovej adrese: [email protected] alebo písomne na adresu EWL: Aleje Jerozolimskie 160, 02-326 Varšava s poznámkou „To the Whistleblower-Inspector“.
d) Osobné údaje získané v súvislosti s prijímaním a overovaním interných oznámení a prijímaním následných opatrení sa spracúvajú na účely plnenia úlohy vykonávanej vo verejnom záujme, t. j. na účely prijatia oznámenia alebo prijatia akéhokoľvek následného opatrenia. Vzhľadom na skutočnosť, že spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na plnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme, osobné údaje sa spracúvajú na základe článku 6 ods. 1 písm. e) nariadenia GDPR a pokiaľ ide o údaje osobitnej kategórie, na základe článku 9 ods. 2 písm. g) nariadenia GDPR. Osobné údaje zhromaždené v registri interných oznámení príjemcu oznámenia sa spracúvajú na účely splnenia zákonnej povinnosti na základe článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR v spojení s článkom 29 ods. 2 písm. b) GDPR.
e) Osobné údaje uchovávajú všetci správcovia po dobu 3 rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli ukončené následné úkony alebo ukončené konania začaté na základe týchto úkonov, a v prípade odmietnutia oznámenia po dobu 3 rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom bolo oznámenie odmietnuté, pokiaľ dokumenty týkajúce sa oznámenia nie sú súčasťou spisov prípravného konania alebo súdnych alebo správnych konaní. V takom prípade sa osobné údaje uchovávajú až do právoplatného ukončenia príslušného konania. To sa nevzťahuje na osobné údaje zhromaždené v pracovných dokumentoch vyhotovených výlučne na účely uľahčenia konania, ktoré sa uchovávajú až do ukončenia vyšetrovania.
f) Osobné údaje sa môžu poskytnúť subjektom a orgánom, ktoré sú na spracovanie takýchto údajov oprávnené zo zákona, vrátane úradov a orgánov verejnej moci. Osobné údaje môžu byť 11 sprístupnené subjektu poverenému Spoločnosťou prijímať interné správy a subjektom poskytujúcim právne poradenstvo.
g) Správca neposkytne údaje tretej krajine alebo medzinárodnej organizácii, pokiaľ sa žiadosť netýka subjektu skupiny EWL so sídlom mimo EHP. V prípade, že je takýto prenos potrebný, dotknuté osoby budú o tom informované.
h) Dotknutá osoba má právo na prístup k svojim osobným údajom a právo požadovať opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania svojich osobných údajov, prenosnosť svojich osobných údajov a právo podať sťažnosť predsedovi Úradu na ochranu osobných údajov, ak sa dotknutá osoba domnieva, že spracúvaním jej osobných údajov sa porušujú ustanovenia GDPR.
i) Dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu svojich údajov. V takejto situácii Spoločnosť prestane spracúvať údaje takejto osoby na vyššie uvedené účely, pokiaľ Spoločnosť nepreukáže, že vo vzťahu k dotknutej osobe existujú oprávnené dôvody, ktoré prevažujú nad jej záujmami, právami a slobodami, alebo sú jej údaje potrebné na prípadné preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie nárokov.
j) Ak sa osobné údaje získavajú od dotknutej osoby, je poskytnutie osobných údajov dobrovoľné.
k) Ak sa osobné údaje nezískavajú od dotknutej osoby, kategóriami dotknutých údajov sú informácie získané európskym dozorným úradníkom pre ochranu údajov v súvislosti s vykonávaním postupu, t. j. informácie v súvislosti s vyšetrovanými udalosťami, pričom zdrojom osobných údajov môže byť osoba, ktorá podáva interné oznámenie, osoby, ktoré majú informácie dôležité na objasnenie prípadu, alebo dokumenty zhromaždené v priebehu vyšetrovania.
l) Ak sa osobné údaje nezískali od dotknutej osoby, dozorný úradník neposkytne tejto osobe informácie uvedené v článku 14 ods. 1 a 2 GDPR v situáciách uvedených v článku 14 ods. 5 GDPR (okrem iného, ak sa poskytnutie takýchto informácií ukáže ako nemožné alebo by si vyžadovalo neprimerané úsilie). Dozorný orgán neposkytuje informácie o zdroji osobných údajov a neposkytuje tieto informácie podľa článku 15 ods. 1 písm. g) GDPR, pokiaľ podpísaná osoba nespĺňa podmienky uvedené v článku 6 zákona alebo výslovne nesúhlasila s odhalením svojej totožnosti.
1. Inšpektor vedie register interných oznámení a dokumentácie zhromaždenej v priebehu vyšetrovania.
2. Register interných oznámení sa vedie v elektronickej podobe takým spôsobom, ktorý zaručuje zabezpečenie registra proti neoprávnenému a neúmyselnému prístupu, strate prístupu a zmene.
1. Oznamovateľ má právo adresovať oznámenie priamo príslušným orgánom verejnej moci a inštitúciám, orgánom alebo organizačným zložkám Európskej únie. Oznamovateľ môže podať najmä externé oznámenie bez toho, aby predtým podal oznámenie podľa tohto postupu alebo iné interné oznámenie. 12
2. Subjektmi prijímajúcimi externé oznámenia sú najmä verejný ochranca práv ako ústredný orgán a tieto orgány verejnej moci:
a) orgány činné v trestnom konaní vrátane územne príslušných útvarov polície a prokuratúry,
b) štátne kontrolné orgány a inšpekcie,
c) inštitúcie, orgány alebo organizačné jednotky Európskej únie vrátane: i. Európskeho úradu pre boj proti podvodom, ii. Európskeho dvora audítorov, iii. Európska prokuratúra.
3. Externé oznamovanie sa vykonáva v súlade s týmito pravidlami:
a) externé oznámenie sa môže vykonať ústne alebo v papierovej či elektronickej forme,
b) ombudsman a orgán verejnej moci sú samostatnými prevádzkovateľmi vo vzťahu k osobným údajom uvedeným v nimi prijatom externom oznámení,
c) Podrobné pravidlá týkajúce sa externých oznámení sú stanovené v postupe prijímania externých oznámení, ktorý prijal príslušný subjekt a ktorý je k dispozícii na jeho webovom sídle.
Ak v priebehu postupu prijímania Správy alebo v priebehu vyšetrovania orgán dohľadu získa informácie, vrátane dôvodného podozrenia, týkajúce sa iného porušenia ako porušenia zákona (napr. šikanovanie, diskriminácia), môže orgán dohľadu
a) oznámiť informácie v tejto súvislosti inému orgánu spoločnosti príslušnému na vedenie príslušného konania alebo zamestnávateľovi a so súhlasom osoby, ktorá podala oznámenie, oznámiť tieto informácie spolu s jej osobnými údajmi.
b) informovať osobu podávajúcu oznámenie o možnosti postúpiť vec inému príslušnému konaniu alebo informovať orgány činné v trestnom konaní.
1. Postup nadobúda účinnosť 7 dní po tom, ako sa s ním oboznámili osoby vykonávajúce prácu spôsobom prijatým Spoločnosťou.
2. Text postupu sa sprístupní spôsobom, ktorý je ľahko prístupný všetkým osobám, ktoré môžu podať oznámenie o porušení právnych predpisov získaných v súvislosti s výkonom práce, a to v príslušnej záložke na webovej stránke Spoločnosti.
