Zatrudnienie pracowników wiąże się z koniecznością organizacji i zaplanowania w czasie procesów rekrutacyjnych oraz administracyjno – kadrowych. Prowadzenie kadr i płac wymaga od przedsiębiorstwa zaangażowania pracowników do działu HR, przeprowadzania dla nich cyklicznych szkoleń z zakresu prawa pracy czy legalizacji zatrudnienia obcokrajowców, a także zakupu profesjonalnych platform do zarządzania personelem i rozliczania czasu pracy
Firmy decydujące się na korzystanie z elastycznych form zatrudnienia, takich jak praca tymczasowa, mają znacznie mniej obowiązków związanych z obsługą kadrowo – płacową.
Obsługa kadrowa pracowników tymczasowych – zadania agencji pracy tymczasowej
Leasing pracowników pozwala na zmniejszenie kosztów związanych z funkcjonowaniem działów administracyjnych wewnątrz firmy. Znaczną część obowiązków wynikających z zatrudnienia personelu tymczasowego przejmuje bowiem na siebie agencja pracy tymczasowej. Do zadań agencji należy m.in.:
- Prowadzenie akt osobowych oraz ich późniejsza archiwizacja
- Rozliczanie czasu pracy i wypłata wynagrodzeń
- Odprowadzanie składek do ZUS oraz uiszczanie zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego
- Wystawianie wszelkiego rodzaju zaświadczeń oraz świadectw pracy
- Nadzór nad terminowością badań lekarskich pracowników tymczasowych
- Tworzenie raportów na potrzeby sprawozdawczości dla Klienta
- Legalizacja pracy i pobytu obcokrajowców, a często także zapewnienie zakwaterowania oraz wsparcie w procesie integracji z lokalnym środowiskiem
Agencja pracy zatrudnia i systematycznie szkoli specjalistów odpowiedzialnych za sprawy administracyjno–kadrowe. Dzięki temu klient zyskuje pewność, że proces zatrudnienia przebiega zgodnie z zasadami prawa, a rozliczenia pracowników dokonywane są z niezbędną starannością.
Obsługa kadrowa pracowników tymczasowych – na czym polegają zadania pracodawcy użytkownika
Zdecydowanie mniej obowiązków związanych z obsługą kadrową pracowników tymczasowych wynika dla pracodawcy korzystającego z elastycznych form zatrudnienia niż to ma miejsce w przypadku regularnej umowy o pracę. Zadania przedsiębiorcy korzystającego z usługi pracy tymczasowej, zgodnie z Ustawą o zatrudnieniu pracowników tymczasowych, sprowadzają się głównie do kwestii związanych z BHP.
O ile umowa między podmiotami nie stanowi inaczej, to pracodawca użytkownik odpowiedzialny jest za dostarczenie pracownikowi tymczasowemu odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, które są niezbędne do wykonywania pracy.
Po stronie pracodawcy jest także ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach, które ma zamiar powierzyć pracownikom tymczasowym, a także przeprowadzenie wstępnych i okresowych szkoleń BHP/
Ponadto pracodawca użytkownik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy dla pracowników tymczasowych oraz terminowego przekazywania jej do agencji, w celu rozliczenia wynagrodzenia należnego zatrudnionym.
Ile kosztuje obsługa kadrowa pracowników tymczasowych?
Obsługa kadrowa pracowników wiąże się z kosztami zatrudnienia nie tylko osób operacyjnych, pracowników produkcji czy logistyki, ale także członków zespołów administracyjnych i kadrowych. Ponadto osoby zatrudnione w dziale kadr i płac powinni przechodzić cykliczne szkolenia z zakresu prawa pracy oraz, w przypadku przedsiębiorstw zatrudniających obcokrajowców, także z legalizacji zatrudnienia cudzoziemców.
Dodatkowym kosztem dla firmy są także specjalistyczne programy wspierające procesy rozliczania czasu pracy i prowadzenia akt osobowych, a także koszty archiwizacji dokumentów administracyjnych i rozliczeniowych. Obsługa kadrowo-płacowa pracowników tymczasowych spoczywa w głównej mierze na agencji pracy tymczasowej.
To po stronie agencji są zadania związane z rekrutacją pracowników, przygotowaniem umów, świadectw pracy i zaświadczeń o zarobkach, kontrolowanie aktualności badań lekarskich, czy przygotowywanie deklaracji podatkowych. To również agencja prowadzi akta osobowe, archiwizuje je, a także rozlicza czas pracy, wypłaca wynagrodzenia i opłaca należne składki społeczne.
Dla przedsiębiorstwa współpraca ze sprawdzoną agencją pośrednictwa pracy oznacza uwolnienie zasobów własnych, bezpieczeństwo prawne, znaczną oszczędność czasu oraz prostsze planowanie i kontrolę kosztów.
