Wie berechnet man die Fluktuationskosten in einem Unternehmen?

In der gegenwärtigen Geschäftswelt erfüllen die Personalabteilungen nicht mehr nur administrative Funktionen. Sie sind auch keine Einheiten, die sich nur um das Wohlbefinden der Arbeitnehmer kümmern. Die in der Personalabteilung beschäftigten Direktoren, Manager und Fachleute sind zu strategischen Partnern bei der Festlegung von Zielen und der Erreichung von Erfolg für die Organisation geworden.

Es wächst auch das Bewusstsein, dass Personalprozesse (HR-Prozesse) gezählt werden können und sogar müssen, damit auf Veränderungen des globalen, aber vor allem des lokalen Arbeitsmarktes angemessen reagiert werden kann und Entscheidungen auf der Grundlage messbarer Indikatoren getroffen werden können.

Die Daten, die uns die Analyse der Personalprozesse liefern kann, ermöglichen nicht nur eine Diagnose der aktuellen Unternehmensstrukturen, sondern können auch die Richtung angeben, in der die Vertreter der Personalabteilungen und die Organisation insgesamt Maßnahmen ergreifen sollten, um die Personalressourcen besser zu verwalten und ihren Wettbewerbsvorteil auf einem schwierigen Arbeitsmarkt zu erhöhen.

Im Zyklus HR ZÄHLEN stellen wir Indikatoren und Zahlen vor, die für die Durchführung der Personalpolitik in Unternehmen aller Größenordnungen wissens- und analysierenswert sind. Eine der wichtigsten und daher zuerst zu behandelnden Fragen ist die Fluktuationsrate. Was ist Fluktuation? Wie kann man sie untersuchen? Und welche Schlussfolgerungen lassen sich aus den durchgeführten Analysen ziehen?

Inhaltsübersicht

• Was ist Fluktuation?
• Arten der Fluktuation in einer Organisation
• Wie misst man Fluktuation?
• Struktur der Fluktuation – welche Schlussfolgerungen können wir aus der Analyse des Phänomens der Fluktuation ziehen?
• Fluktuation der neuen Mitarbeiter – Schlussfolgerungen für Personalabteilungen
• Berechnen der Fluktuation – Was ist zu beachten?

Was ist Fluktuation?

Die Mitarbeiterfluktuation ist ein wichtiger Indikator, dessen Wert sich direkt auf die Ergebnisse des Unternehmens auswirkt. Ihr richtiges Verständnis und ihre anschließende Berechnung sind unerlässlich, um potenzielle Probleme richtig zu erkennen und frühzeitig Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Fluktuation ist nichts anderes als das Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen. Bis zu einem gewissen Grad ist dies aus Sicht der Organisation ein vorteilhaftes Phänomen, da es Menschen aus dem Markt bringt, die eine neue Perspektive auf Prozesse, Know-how und Ideen einbringen, die einen echten Unterschied für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bewirken können.

Eine hohe Fluktuation stellt jedoch eine Bedrohung für die Kontinuität und Qualität der Prozesse sowie für die Entwicklung und Funktionsfähigkeit des Unternehmens dar.

Arten der Fluktuation in einer Organisation

Das Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen kann man in einige Kategorien einteilen. Unter ihnen unterscheiden wir:

• Freiwillige Fluktuation – das Ausscheiden aus dem Unternehmen ist das Ergebnis einer eigenständigen Entscheidung des Mitarbeiters. Dies kann beispielsweise durch den Erhalt eines besser bezahlten Stellenangebots von einer anderen Organisation, eine Änderung der Lebenssituation oder des Wohnorts bedingt sein.
• Erzwungene Fluktuation – ein Arbeitnehmer verlässt das Unternehmen aufgrund einer Entscheidung des Arbeitgebers. Diese Kategorie umfasst sowohl disziplinarische Entlassungen als auch die Kündigung oder Nichtverlängerung von Arbeitsverträgen für einen weiteren Zeitraum. Manchmal können auch Vertragsauflösungen im gegenseitigen Einvernehmen hier eingeordnet werden. Entscheidend für die Beurteilung, ob ein bestimmtes Ausscheiden erzwungen wurde, ist die Absicht des Arbeitgebers.

Im Falle eines freiwilligen Ausscheidens eines Arbeitnehmers können wir die Fluktuation in folgende Kategorien unterteilen:

• Erwünscht – bezieht sich auf die Kündigung von Arbeitnehmern, die auf lange Sicht wahrscheinlich auf Initiative des Arbeitgebers entlassen würden. Hierunter fallen Personen mit schlechten Ergebnissen, geringen Kompetenzen oder Personen, die das Teamklima negativ beeinflussen. Der Begriff „erwünscht“ bedeutet, dass das Unternehmen die Möglichkeit hat, anstelle des ausscheidenden Arbeitnehmers besser geeignete Fachkräfte oder Kandidaten anzuwerben, die wahrscheinlich bessere Ergebnisse als der ausscheidende Arbeitnehmer erzielen werden.
• Unerwünscht – bezieht sich auf Situationen, in denen das Ausscheiden eines Mitarbeiters für das Unternehmen nachteilig ist, z.B. im Falle eines Spezialisten mit engen Branchenkenntnissen, eines hoch motivierten Mitarbeiters, einer Person mit sehr guten Ergebnissen, einer Person, die an die Arbeitsstelle eingearbeitet wurde und die nicht leicht zu ersetzen ist.

Eine weitere Möglichkeit, das Phänomen der Fluktuation zu klassifizieren, besteht darin, das freiwillige und unerwünschte Ausscheiden aus Sicht des Unternehmens in solche zu unterteilen, die vermeidbar gewesen wären, und solche, die trotz Präventivmaßnahmen des Unternehmens nicht vermieden werden konnten.

• Unvermeidbare Fluktuation – bezieht sich auf Situationen, in denen der Arbeitgeber keine Möglichkeit hat oder hatte, auf eine Änderung der Entscheidung des Arbeitnehmers einzuwirken. Diese Art der Fluktuation tritt beispielsweise dann auf, wenn ein Arbeitnehmer aus familiären Gründen seinen Wohnsitz wechselt und die Art seiner Arbeit eine Fernarbeit nicht zulässt.
• Vermeidbare Fluktuation – liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer beschließt, ein Unternehmen aus Gründen zu verlassen, die tatsächlich im Einflussbereich des Arbeitgebers liegen, wie z.B. mangelnde Entwicklungsmöglichkeiten oder ein unbefriedigendes Gehaltsniveau.

Die Unterscheidung zwischen verschiedenen Arten der Fluktuation und die korrekte Kategorisierung des Ausscheidens von Arbeitnehmern ermöglicht eine bessere Gestaltung der Forschung und Analyse des Fluktuationsphänomens im Unternehmen.

Dadurch ist es auch einfacher, Schlussfolgerungen zu ziehen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Die Personalabteilungen sollten bei der Entscheidung, die Mitarbeiterfluktuation zu indizieren, von vornherein den Zweck der Untersuchung berücksichtigen.

Unter dem Gesichtspunkt des Nutzens, den eine Analyse des Ausscheidens von Mitarbeitern bringen kann, könnte es beispielsweise wichtig sein, den Teil der Fluktuation, der auf erzwungenes Ausscheiden zurückzuführen ist, aus der Untersuchung auszuschließen oder ihn mit einem separaten Indikator zu untersuchen, der eine Analyse der Effektivität der Personalbeschaffung, einschließlich der Anpassung der Kandidaten an das Stellenprofil, unterstützen könnte.

Wie misst man Fluktuation?

Es gibt mindestens einige Möglichkeiten, Fluktuation zu messen. Die populärste davon ist die sogenannte Gesamtfluktuationsrate.Vereinfacht ausgedrückt ist es die Differenz zwischen der Zahl der Personen, die das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verlassen haben, und der Gesamtzahl der Beschäftigten im gleichen Zeitraum. Bei der Vertiefung des Themas HR-Prozessanalytik können jedoch auch die Empfehlungen der ISO 30414 beachtet werden.

Fluktuationsrate nach ISO 30414

Bei der Untersuchung der Fluktuation nach der Norm ISO 30414 wird die Zahl der Ausscheidungen von Mitarbeitern in einem bestimmten Zeitraum der Zahl der zu Beginn des untersuchten Zeitraums beschäftigten Mitarbeiter gegenübergestellt.

Bei der Berechnung der jährlichen Fluktuationsrate eines Unternehmens nach den ISO-Richtlinien muss daher im Zähler die Gesamtzahl der Personen stehen, die im untersuchten Jahr ihren Arbeitsplatz verlassen haben, und im Nenner die Zahl der Beschäftigten am 1. Januar desselben Jahres.

Dieser Ansatz zur Analyse des Fluktuationsphänomens hat zwei wesentliche Vorteile. Erstens werden bei der Berechnung neue Beschäftigungen, die im Laufe des untersuchten Jahres stattgefunden haben könnten und die sich auf den Wert des Indikators ausgewirkt hätten, wenn er mit der Basisformel berechnet worden wäre, sofort ausgeschlossen. Zweitens – dank der internationalen Anwendung ist es einfacher, das Niveau der Fluktuation zwischen Unternehmen auf globaler Ebene zu vergleichen.

Bei Unternehmen, in denen die Nachfrage nach Arbeitskräften stark saisonabhängig ist, kann die Berechnung der Fluktuation nach der in der Norm ISO 30414 empfohlenen Formel jedoch zu sehr starken Schwankungen des Indikators führen und lässt keine angemessenen Schlussfolgerungen zu.

Fluktuationsrate nach der Norm ISO 30414 = (Die Anzahl der Personen, die in einem bestimmten Zeitraum ihren Arbeitsplatz verlassen haben/Zahl der Beschäftigten zu Beginn des untersuchten Zeitraums)*100%

Eine andere Möglichkeit, das Phänomen der Fluktuation zu untersuchen, ist die Verwendung der so genannten modifizierten Gesamtfluktuationsrate, die häufig von Personalanalysten empfohlen wird. Dabei wird die Zahl der Personen, die in einem bestimmten Zeitraum ihren Arbeitsplatz verlassen, mit der durchschnittlichen Zahl der Arbeitnehmer im gleichen Zeitraum verglichen.

Bei der Berechnung der jährlichen Fluktuationsrate eines Unternehmens, z.B. für das Jahr 2022, tragen wir im Zähler die Gesamtzahl der in diesem Jahr ausgeschiedenen Mitarbeiter zur durchschnittlichen Anzahl der im Laufe des Jahres beschäftigten Mitarbeiter ein.

Fluktuationsrate = (Gesamtzahl der Ausscheidungen in einem bestimmten Zeitraum/Durchschnittliche Zahl der Beschäftigten im untersuchten Zeitraum)*100%

Durch Anwendung der zweiten Formel und Berechnung der Fluktuationsrate über monatliche Zeiträume lässt sich leicht feststellen, wann die Nachfrage nach Mitarbeitern am höchsten ist (Spitzen) und wann die Zahl der Ausscheidungen hoch ist.

Dadurch wird es einfacher, sich auf die Saison in den kommenden Jahren vorzubereiten, die Zusammenarbeit mit Anbietern von Personaldienstleistungen zu verwalten oder eine Offboarding-Politik für Zeitarbeitskräfte zu entwickeln.

Struktur der Fluktuation – welche Schlussfolgerungen können wir aus der Analyse des Phänomens der Fluktuation ziehen?

Die Bestimmung der Fluktuationsstruktur beruht auf einer Klassifizierung der Ausscheidungen nach ihrer Ursache. Auf diese Weise lässt sich feststellen, welcher Anteil der Gesamtfluktuationsrate beispielsweise auf Kündigungen seitens des Arbeitgebers und welcher Anteil auf freiwillige Ausscheidungen entfällt.

Darüber hinaus können die Personalfachleute durch die Durchführung von Austrittsgesprächen mit ausscheidenden Mitarbeitern oder durch die Ermittlung der Kündigungsgründe seitens des Unternehmens die Gründe für den Austritt noch genauer bestimmen und somit genauer klassifizieren.

Die Untersuchung der Fluktuationsstruktur ermöglicht ein genaueres Bild der Situation im Unternehmen. Dadurch, dass für jeden Grund Indikatoren berechnet werden können, lässt sich leichter angeben, welcher Prozentsatz der Ausscheidungen z.B. auf Kündigungen wegen eines unzureichenden Gehaltsniveaus oder auf Entlassungen wegen mangelnder Schlüsselkompetenzen für die Stelle zurückzuführen ist.

Die detaillierten Daten aus der Untersuchung der Fluktuationsstruktur helfen den Personalfachleuten, das Phänomen der Fluktuation besser zu verwalten und Korrekturmaßnahmen zu planen.

Fluktuation der neuen Mitarbeiter – Schlussfolgerungen für Personalabteilungen

Die Überprüfung des Fluktuationsniveaus unter neu beschäftigten Mitarbeitern kann helfen, sowohl die Wirksamkeit des Personalbeschaffungsprozesses, als auch die angemessene Vorbereitung auf das Onboarding zu testen.

Die Kosten für das Ausscheiden neuer Mitarbeiter sind hoch, vor allem weil sie nicht über die Zeit verteilt werden. Die Beschäftigung neuer Mitarbeiter ist nämlich nicht nur mit den Kosten für die Personalbeschaffung verbunden, sondern auch mit Ausgaben für Untersuchungen, Arbeitskleidung oder Gesundheits- und Sicherheitsschulungen.

Es sind auch die Kosten für die Arbeitszeit der Personen, die den neuen Mitarbeiter einführen, und die unvollständige Effektivität der neuen Person. Das Phänomen der Fluktuation bei neu beschäftigten Arbeitnehmern kann auf zwei Arten untersucht werden:

• Als Verhältnis zwischen den Kündigungen von neu eingestellten Arbeitnehmern und der Gesamtzahl der Arbeitnehmer im betreffenden Zeitraum
• Als Quotient der Kündigungen von neu beschäftigten Mitarbeitern zu allen Mitarbeitern im untersuchten Zeitraum

Eine hohe Fluktuationsrate bei neuen Mitarbeitern bedeutet hohe Kosten für das Unternehmen und kann auch eine Quelle der Frustration für diejenigen sein, die an der Personalbeschaffung oder Einarbeitung beteiligt sind.

Sie kann sich auch negativ auf die Arbeitsmoral eines Teams auswirken, das auf ein bestimmtes Ergebnis arbeitet (z.B. auf die Erreichung einer Produktionsprämie). Es empfiehlt sich, diesen Aspekt der Ausscheidungen zu untersuchen, um rechtzeitig reagieren und Maßnahmen korrigieren zu können und gleichzeitig zukünftige Fluktuationen zu verhindern.

Berechnen der Fluktuation – Was ist zu beachten?

Bei der Analyse des Fluktuationsproblems empfiehlt es sich, dieses Phänomen vielseitig zu betrachten und sich nicht auf die Berechnung eines einzigen allgemeinen Indikators zu beschränken. Die Fluktuation kann und sollte gemessen werden, indem die Aufteilung in freiwillige und erzwungene Ausscheidungen, erwünschte und für den Arbeitgeber nachteilige Ausscheidungen, Ausscheidungen von neu Beschäftigten und Ausscheidungen mit einem bestimmten Dienstalter berücksichtigt wird.

Es ist auch sinnvoll, die Fluktuation z.B. infolge von Pensionierungen zu untersuchen und zu analysieren oder sie für bestimmte Abteilungen, Teams oder Organisationseinheiten zu berechnen. Eine umfassende Betrachtung des Phänomens der Fluktuation ermöglicht es, die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, die dazu führen, dass unerwünschte Ausscheidungen in Zukunft minimiert werden.

Die Daten bieten auch die Möglichkeit, die Situation des Unternehmens aus einer breiteren Perspektive zu betrachten. Sie sind notwendig für den nächsten Schritt, nämlich die Messung der Kosten, die dem Unternehmen durch übermäßige Mitarbeiterfluktuation entstehen.

Sie ermöglichen auch die Erfassung von Trends und damit eine bessere Planung der Personal- und Gehaltspolitik sowie der Personalverwaltung.  Sie ermöglichen auch die Erfassung von Trends und damit eine bessere Planung der Personal- und Gehaltspolitik sowie der Personalverwaltung.