Wie berechnet man die Kosten einer erfolglosen Personalbeschaffung in einem Unternehmen?

Der heutige Arbeitsmarkt ist für Unternehmer nicht einfach. Ständig sinkende Arbeitslosenquote, demografischer Wandel, Inflation und immer höherer Lohndruck machen es immer schwieriger und teurer, Arbeitskräfte zu finden, egal ob es sich um qualifizierte Fachkräfte oder um Personen handelt, die einfache Tätigkeiten in Industrie oder Logistik ausüben.

Die Kosten für Marketingaktivitäten, die sich an Kandidaten richten (so genanntes Beschaffungsmarketing) und darauf abzielen, potenzielle Mitarbeiter für ein Stellenangebot zu interessieren, steigen für die Unternehmer.

Die richtige Gestaltung und Durchführung des Personalbeschaffungsprozesses ist nicht nur in der Phase der Personalbeschaffung wichtig, sondern auch – und vielleicht noch wichtiger – nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags.

Eine erfolglose Personalbeschaffung bedeutet weitere Kosten für das Unternehmen, und diese können sehr hoch sein. Verschiedenen Schätzungen zufolge kann eine ineffektive Personalbeschaffung einen finanziellen Aufwand von 30 % bis zu 200% des Jahresgehalts eines schlecht ausgewählten Mitarbeiters verursachen. Woraus bestehen diese Kosten und wie kann man sie abschätzen?

Inhaltsübersicht

• Kosten des ersten und nachfolgenden Personalbeschaffungsprozesses
• Verwaltungskosten
• Kosten für die Einarbeitung eines Mitarbeiters
• Kosten für Gehalt und Entlassung
• Kosten der verlorenen Nutzen
• Zusätzliche Kosten – geringere Effektivität des Stammpersonals, Überstunden und schlechtere Arbeitsmoral

Kosten des ersten und nachfolgenden Personalbeschaffungsprozesses

Die erste Komponente, die am einfachsten abzuschätzen ist, sind die Kosten für den Personalbeschaffungsprozess – sowohl für den ersten, erfolglosen, als auch für den nachfolgenden, der erfolgreich sein sollte.

Die korrekte Berechnung der Höhe des finanziellen Aufwands eines Unternehmens für Personalbeschaffungsprozesse hängt von mehreren Variablen ab. Dazu gehören die Stelle, für die wir Mitarbeiter anwerben, und das Gehalt der Personalbeschaffungsfachleute.

Viele Stellenanzeigenportale diversifizieren den Preis für das Einstellen einer Anzeige, indem sie ihn von der Arbeitsstelle, der Dauer der Einstellung oder der Auszeichnung und der Anzeige an der Spitze der Suchergebnisse abhängig machen.

Bei der Anwerbung von Arbeitern ohne Zusatzqualifikationen variiert der Preis für das Hinzufügen eines Stellenangebots in der Standardversion je nach Portal von etwa 90 bis zu 1500 EURO. Üblicherweise muss man jedoch, um auf mehr Anwendungen zählen zu können, eine Premium-Option kaufen, was die Kosten erheblich erhöht.

Zu berücksichtigen sind auch die Kosten, die dem Unternehmen für Programme zur Unterstützung von Personalbeschaffungsprozessen (ATS) oder für die Gehälter von Grafikern, die Materialien für Anzeigen erstellen, entstehen.

Ein zusätzlicher Kostenfaktor, der bei der Berechnung des tatsächlichen Preises für die Personalbeschaffung oft vergessen wird, ist die Zeit, die der Personalbeschaffer für das Erstellen und Einstellen der Anzeige, die Auswahl der Lebensläufe und das Gespräch mit den Kandidaten aufwendet.

Unter der Annahme, dass wir einen Mitarbeiter für eine einfache Produktionsstelle suchen, die keine hohen Qualifikationen oder zusätzliche Kompetenztests erfordert, kann man davon ausgehen, dass der Personalbeschaffer insgesamt zwischen 8 und 16 Stunden für seine Arbeit aufwenden wird.

Das Durchschnittsgehalt für eine Stelle als Personalbeschaffer liegt derzeit bei etwa 3250 EURO brutto pro Monat, und wenn man die Kosten für den Arbeitgeber hinzurechnet, sind es etwas mehr als 4000 EURO. Das bedeutet, dass die 16 Stunden, die für die erste Personalbeschaffung aufgewendet werden, das Unternehmen mehr als 400 EURO kosten.

Die endgültige Höhe des Verlusts, der mit einer erfolglosen Personalbeschaffung verbunden ist, hängt davon ab, ob der Arbeitgeber den während der ursprünglichen Personalbeschaffungskampagne angesammelten Kandidatenbestand für den Ersatzprozess verwenden kann, oder ob kostspielige neue Anzeigen veröffentlicht werden müssen.

Die Nutzung der Dienstleistungen eines Personalvermittlungsunternehmens - einer Headhunting- oder Personalvermittlungsagentur - kann helfen, die mit einer erfolglosen Personalbeschaffung verbundenen Kosten zu reduzieren. In den meisten Personalbeschaffungs- und Auswahlverträgen ist nämlich eine Garantie vorgesehen, die eine Arbeitsagentur für den von ihr angeworbenen Kandidaten übernimmt. Was bedeutet das?

Wenn sich während der Beschäftigung erweist, dass ein Arbeitnehmer die in der Bestellung genannten Anforderungen des Arbeitgebers nicht erfüllt oder kündigt, wirbt die Arbeitsagentur an seiner Stelle einen neuen Kandidaten an, ohne dass dem Kunden dafür zusätzliche Kosten entstehen. Diese Art der Dienstleistung gilt jedoch in der Regel für Stellen der mittleren und höheren Ebene.

Bei der Personalbeschaffung von Zeitarbeitskräften hat der Unternehmer eine echte Chance, die Personalbeschaffungskosten zu senken. Die Zeitarbeitsagentur verfügt über eigene Personalbeschaffungsabteilungen, die für die Beschaffung von Kandidaten zuständig sind. Der Anbieter von Personaldienstleistungen trägt die Kosten für die Gehälter der Personalbeschaffer sowie für die Wartung der Systeme oder die Veröffentlichung von Anzeigen. Der Kunde zahlt nur für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit der Zeitarbeitskräfte.

Verwaltungskosten

Für die Beschäftigung eines Kandidaten arbeiten nicht nur die Personalbeschaffer, sondern auch die Mitarbeiter der Personalabteilung oder der Verwaltung.

Die Verwaltungskosten mögen gering erscheinen, wenn man davon ausgeht, dass die Mitarbeiter in diesen Organisationseinheiten etwa 30 Minuten pro Mitarbeiter benötigen, um Dokumente vorzubereiten oder einen Termin bei einem Arbeitsmediziner zu vereinbaren.

Nimmt man jedoch alle zusätzlichen Ausgaben im Zusammenhang mit der Beschäftigung einer neuen Person hinzu, d.h. die Gebühren für ärztliche Untersuchungen (ca. 100-150 EUR), die Kosten für Arbeitskleidung (ca. 170-400 EUR), die Kosten für RCP-Karten, Spindschlüssel, Dienstausweise und – bei leitenden Stellen – die Kosten für das Leasing eines Autos oder die Abschreibung der IT-Geräte, kann sich zeigen, dass sich die Verwaltungskosten einer fehlerhaften Personalbeschaffung auf mehrere tausend Euro belaufen können.

Durch die Nutzung der Dienstleistungen einer Zeitarbeitsagentur können die Verwaltungskosten effektiv reduziert werden. Sämtliche Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitern liegen in der Verantwortung des Anbieters von Personaldienstleistungen. Die Arbeitsagentur unterzeichnet die Arbeitsverträge mit den Kandidaten, rechnet deren Arbeitszeiten ab und führt die erforderlichen Unterlagen. Durch entsprechende Regelungen im Vertrag, z.B. die Einbeziehung der Kosten für ärztliche Untersuchungen oder Arbeitskleidung in den Gebührensatz der Arbeitsagentur, trägt der Kunde keine hohen einmaligen Kosten, und im Falle einer erfolglosen Personalbeschaffung (z.B. ein Arbeitnehmer, der die Stelle nach wenigen Tagen wieder aufgibt) ist der dem Kunden in Rechnung gestellte Betrag für Kleidung und Untersuchungen viel niedriger als der, der tatsächlich für die Arbeitsagentur anfällt.

Kosten für die Einarbeitung eines Mitarbeiters

Die Beschäftigung eines neuen Mitarbeiters erfordert einen umfassenden Onboarding-Prozess. Je nach der Stelle kann die Einarbeitung einige Tage, Wochen oder manchmal sogar Monate dauern.

Die Kosten für das Onboarding bestehen aus der Arbeitszeit derjenigen, die für die Schulung des Mitarbeiters verantwortlich sind, d.h. Gesundheits- und Sicherheitsdienste, Führungskräfte oder so genannte Buddies.

Dies sind Personen, die nicht nur die ersten Informationen über die Grundsätze des Unternehmens bereitstellen, sondern auch den Mitarbeiter in die neue Stelle einführen, ihm die Prozeduren sowie die Pflichten erklären und ihn in der ersten Zeit nach der Beschäftigung unterstützen.

Aufgrund der steigenden Bedürfnisse der Arbeitgeber entscheiden sich viele Unternehmen auch für die Beschäftigung von Ausländern, was weitere Gebühren verursacht, z.B. für einen Übersetzer/Dolmetscher oder die Erstellung von Arbeitsanweisungen in einer Sprache, die von den neuen Mitarbeitern verstanden wird.

Die Zeitarbeitsagenturen unterstützen ihre Geschäftspartner zunehmend bei der Einarbeitung von Mitarbeitern. Bei großen Projekten entscheiden sie sich häufig für die Ernennung eines Leiters, der den neuen Mitarbeitern Zeit widmet, sie in ihre neuen Aufgaben einführt und ihre Effektivität bei der Arbeit überprüft. In den besten Unternehmen ist es außerdem Standard, einen zweisprachigen Koordinator zur Verfügung zu stellen, der die Mitarbeiter in ihren ersten Arbeitstagen unterstützt, z.B. durch Dolmetschen/Übersetzen von Gesundheits- und Sicherheitsschulungen.

Kosten für Gehalt und Entlassung

Auch ein schlecht angeworbener Mitarbeiter, der unsere Anforderungen nicht erfüllt, sollte bezahlt werden.

Wenn mit einem Kandidaten ein Vertrag über eine zweimonatige Probezeit für die Stelle eines Lagerarbeiters abgeschlossen wird, bedeutet dies für den Arbeitgeber Kosten in Höhe von rund 6250 EURO (bei einem Gehalt des Arbeitnehmers von rund 2500 EURO brutto).

Diese Ausgaben muss das Unternehmen auch dann tragen, wenn es mit der Arbeit des Arbeitnehmers nicht ganz zufrieden ist, aber weiß, dass der Ersatzprozess einige Zeit in Anspruch nehmen wird, und sich nicht für eine vorzeitige Auflösung des Vertrags entscheidet.

Andererseits kann es vorkommen, dass der Arbeitnehmer nach zwei Monaten kündigt, obwohl der Arbeitgeber hofft, den Vertrag zu verlängern. In diesem Fall bleiben uns die Kosten für das gezahlte Gehalt, kein Arbeitnehmer und eine zu besetzende Stelle.

Ein zusätzlicher Kostenfaktor, der zu berücksichtigen ist, sind die angesammelten Urlaubstage. Es kann sein, dass der Arbeitnehmer während der Probezeit nicht allzu viele davon erworben hat, aber auch in diesem Fall ist es notwendig, die Rekompens zu zahlen und die erforderlichen Sozialversicherungsbeiträge darauf zu entrichten.

Im Falle von Zeitarbeitnehmern ist es möglich, dass ein Anbieter von Personaldienstleistungen sie zwischen Agenturkunden „versetzt“. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Kandidat, der sich in Ihrem Unternehmen nicht bewährt hat, bei einem anderen Arbeitgeber ein wertvoller Mitarbeiter sein kann, und dass durch die Zusammenarbeit mit einer Arbeitsagentur eine schnelle Versetzung möglich ist. Außerdem kann man mit Hilfe einer Zeitarbeitsagentur schneller einen neuen Kandidaten finden, der den entlassenen Mitarbeiter ersetzt und dessen Effektivität auf der bestimmten Arbeitsstelle höher sein wird.

Kosten der verlorenen Nutzen

Unabhängig davon, um welche Stelle es sich bei einer fehlerhaften Personalbeschaffung handelt, entstehen der Organisation Kosten, die nur schwer sofort zu erkennen sind.

Dabei handelt es sich um Verluste aufgrund der so genannten Lernkurve des neuen Mitarbeiters und seiner unvollständigen Effektivität während der Einarbeitungszeit sowie um verlorene Nutzen aufgrund von Fehlern oder mangelnden Qualifikationen des Neumitarbeiters.

In den Verkaufsabteilungen führt der Mangel an gut geschulten Händlern dazu, dass die Verkaufspläne nicht realisiert werden.

In der Produktion kann ein unqualifizierter Bediener zu einem Anstieg der Produktionsabfälle führen. In der Lagerlogistik ist die geringere Effektivität eines neuen Mitarbeiters mit dem Risiko einer nicht rechtzeitigen Ausführung von Bestellungen verbunden.

Eine ineffektive Personalbeschaffung führt dazu, dass sich ein solcher Zustand verlängert und realistischerweise das Funktionieren und die finanzielle Stabilität des Unternehmens gefährdet.

Viele Unternehmen entscheiden sich heute für das Outsourcing von Prozessen und übertragen damit sozusagen die Verantwortung für die Effektivität und das Ergebnis der Produktions- oder Logistikprozesse an den Outsourcer. Diese Lösung hat einen grundlegenden Vorteil: Indem ein Teil des Geschäfts unter die Aufsicht und Verantwortung eines externen Unternehmens gestellt wird, ist das Unternehmen nur für das Endergebnis der Zusammenarbeit verantwortlich (z.B. die Anzahl der versandten Bestellungen oder der erzeugten Komponenten). Der Outsourcer muss sicherstellen, dass das Team ausreichend effektiv und motiviert ist, und die Endqualität der erzeugten Produkte oder Dienstleistungen gewährleistet ist. Er ist auch für die Auswahl und Schulung des Personals verantwortlich.

Zusätzliche Kosten – geringere Effektivität des Stammpersonals, Überstunden und schlechtere Arbeitsmoral

Ein neuer Mitarbeiter bedeutet insgesamt eine geringere Effektivität des Teams oder mehr Arbeitsstunden für das Team, das oft schon lange auf ein gutes Ergebnis gearbeitet hat. Bestellungen, die nicht von einem zu schulenden Mitarbeiter abgeholt werden, müssen von einem anderen Mitarbeiter abgeholt werden, was oft mit Überstunden verbunden ist. Fehler an der Produktionslinie, die durch eine neue Person verursacht werden, führen zu einer Verringerung der Produktionsprämie des ganzen Teams.

Darüber hinaus sind es oft die Mitarbeiter, die den neuen Kollegen in den ersten Arbeitstagen unterstützen müssen. Sie tun dies oft ohne zusätzliches Gehalt, im Rahmen ihrer Arbeitszeit, was sich auf ihre persönliche Effektivität auswirkt und mitunter die zusätzlichen Gehaltsbestandteile reduziert.

Auf längere Sicht können fehlerhafte Personalbeschaffungen, die sich zyklisch wiederholen, zu einer Verschlechterung der Arbeitsmoral im Team führen und die Fluktuation des Stammpersonals erhöhen.

Für das Team bedeutet eine ineffektive Personalbeschaffung auch mehr Arbeit zu einem Zeitpunkt, an dem ein neuer Kandidat gesucht wird, der den ausscheidenden oder entlassenen Mitarbeiter ersetzen soll. Es sind auch zusätzliche Kosten für den Unternehmer, der Überstundenzuschläge zahlen muss.

Die Zeitarbeitsagenturen haben Erfahrung mit dem Management des Abwesenheitssystems von Mitarbeitern. Häufig betrauen Arbeitgeber den Anbieter von Personaldienstleistungen mit zusätzlichen Aufgaben, wie z.B. der Dienstplangestaltung und - im Falle von Personalengpässen - der Bereitstellung von Ersatzkräften. Es liegt im Interesse der Arbeitsagentur, die Stelle eines ausscheidenden oder entlassenen Arbeitnehmers schnell wieder zu besetzen, da der Kunde nur für die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden der Zeitarbeitnehmer bezahlt.

Eine andere Lösung, die auch die indirekten Kosten im Zusammenhang mit einer ineffektiven Personalbeschaffung vermeidet, besteht darin, einige der Prozesse, bei denen eine übermäßige Personalfluktuation auftritt, an ein externes Unternehmen zu übertragen, d.h. das bereits erwähnte Outsourcing. Bei diesem Modell ist der Outsourcer dafür verantwortlich, Arbeitspläne zu erstellen, Überstunden aufgrund von Personalengpässen zu bezahlen oder Personalengpässe effizient auszugleichen, sodass die Dienstleistung pünktlich erbracht werden kann.

Die Kosten einer fehlerhaften Personalbeschaffung – die Komponenten für einen Produktionsarbeiter	Betrag (schätzungsweise)*
Kosten für Anzeigen Arbeitszeit eines Personalbeschaffers	450 EURO 400 EURO
Arbeitszeit der Personal-/Verwaltungsfachkräfte Ärztliche Untersuchungen Arbeitskleidung	200 – 300 EURO 150 EURO 250 EURO
Kosten für Gesundheits- und Sicherheitsschulungen Arbeitszeit der Führungskräfte (ca. 25 h) ARBEITSZEIT Kosten für Übersetzen/Dolmetschen	60 – 100 EURO 875 EURO 700 – 1200 EURO
Gehalts- und Entlassungskosten (Bruttogehalt für einen Arbeitnehmer 2.700 EURO)	6.800 EURO
Kosten der Ineffektivität (unter der Annahme einer Effektivität von 60 % in den ersten zwei Arbeitsmonaten)	2.700 EURO
Gesamtkosten einer erfolglosen Personalbeschaffung:	ca. 12.600 EURO + zusätzliche Kosten aufgrund von Überstunden und Verlust der Effektivität anderer Linienmitarbeiter

*Die Beträge können je nach Region, Alter des Mitarbeiters, gewählter Anwerbungsform, Gehalt der Fachkräfte und Umfang der Schulungen unterschiedlich sein.

Die mit einer fehlerhaften Personalbeschaffung verbundenen Kosten sind zweifellos hoch und gelten für alle Stellenebenen. Von Personen, die einfache Tätigkeiten in der Produktion oder Logistik ausüben, bis hin zu Fachkräften der mittleren Ebene und qualifizierten Experten.

Die Gesamtkosten einer schlecht durchgeführten Personalbeschaffung, einer fehlerhaften Anpassung des Mitarbeiters an die ihm zugewiesenen Aufgaben, können zwischen einem Dutzend und sogar Zehntausenden von Zloty betragen.

Sie können jedoch durch die sorgfältige Entwicklung von Stellenprofilen und Kompetenzmatrizen sowie durch die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung des Anwerbungs-, Auswahl- und Onboarding-Prozesses verringert werden.

Die Nutzung der Dienstleistungen von Experten, die von Zeitarbeitsagenturen beschäftigt werden, die sich täglich mit der Personalbeschaffung befassen, den Arbeitsmarkt beobachten und über einschlägige Kenntnisse und Erfahrungen nicht nur bei der Beschaffung, sondern auch bei dem Management von Mitarbeiterteams verfügen, ermöglicht es außerdem, die mit einer ineffektiven Personalbeschaffung verbundenen Risiken und Kosten wirksam zu verringern.