Pasek wynagrodzenia to dokument, którego zadaniem jest wskazanie wszystkich składników pensji pracownika oraz potrąceń i dodatków. Dokument może być wystawiany w formie papierowej lub elektronicznej. Jakie informacje się na nim znajdują i kiedy pracodawca ma obowiązek go sporządzać?
Spis treści:
- Pasek wynagrodzenia – co to jest?
- Co zawiera pasek wynagrodzenia i jak go czytać?
- Elektroniczne paski płacowe
Sposób obliczania pensji nie zawsze jest oczywisty. Aby uniknąć pytań i wątpliwości ze strony pracowników, co do wysokości wypłaty, warto wprowadzić pasek wynagrodzenia. Dokument wyszczególnia wszystkie składowe pensji pracownika oraz zawiera informacje na temat składek płaconych do ZUS-u.
Pasek wynagrodzenia – co to jest?
Pasek wypłaty stanowi indywidualny wyciąg z listy płac, zawierający informacje o składowych miesięcznej wypłaty pracownika. Wiele firm wykorzystuje go, aby przedstawić, w jaki sposób oblicza wypłatę oraz ułatwić komunikację między pracownikami i działem kadr. Dzięki temu pracodawca nie musi każdorazowo odpowiadać na pytania dotyczące wypłaty, a pracownicy mogą w szybki i transparentny sposób sprawdzić, w jaki sposób zostało obliczone ich wynagrodzenie.
Jest to szczególnie przydatne w przypadkach, gdy obliczanie miesięcznej pensji jest dość skomplikowane. Dzieje się tak m.in. gdy do wynagrodzenia zasadniczego dochodzą dodatki obligatoryjne lub fakultatywne.
W pierwszej grupie znajduje się dodatkowe wynagrodzenie za pracę w porze nocnej, dyżur poza godzinami pracy, nadgodziny lub pracę w sobotę, niedzielę lub święta.
Wśród dodatków fakultatywnych mogą znaleźć się dodatki funkcyjne, stażowe, zmianowe, za szczególne umiejętności lub pracę w szkodliwych warunkach. Na ostateczną wysokość wynagrodzenia mają także wpływ premie uznaniowe lub przyznawane przez pracodawców nagrody.
Liczne elementy wynagrodzenia mogą budzić u podwładnych wątpliwości dotyczące tego, czy pensja faktycznie została naliczona we właściwy sposób.
Dodatkowo wysokość wynagrodzenia wypłacana w wartości netto znacznie różni się od kwoty brutto, która najczęściej widnieje na umowie. Aby rozwiać potencjalne wątpliwości pracowników, pracodawca może wprowadzić pasek wypłaty.
Co zawiera pasek wynagrodzenia i jak go czytać?
Pasek wynagrodzenia dla pracownika zawiera szereg pozycji, które odzwierciedlają sposób kalkulacji jego pensji netto. Na jej wysokość wpływają m.in. zastosowane ulgi, sposób rozliczania, wymiar etatu oraz preferencje podatkowe. Jak czytać pasek płacowy i jakie informacje powinny się w nim znaleźć?
Pasek wynagrodzenia – co zawiera?
Na każdym pasku wynagrodzenia powinny znaleźć się dane firmy (NIP, REGON), dane prawnika oraz data sporządzenia dokumentu i okres, za który przysługuje wypłata. Pasek wypłaty zawiera także składniki wynagrodzenia, wśród których znajdują się m.in.:
- wynagrodzenie zasadnicze;
- premia regulaminowa;
- premia uznaniowa;
- prowizja;
- dodatki za pracę w nocy;
- dodatki za pracę w niedzielę i święta;
- dodatki za nadgodziny.
Dodatkowo dokument zawiera informacje na temat:
- zaliczki na podatek dochodowy;
- składek na ubezpieczenia społeczne;
- składki na ubezpieczenie zdrowotne;
- wpłat na PPK;
Najważniejszą informacją w opisie paska wynagrodzenia jest kwota netto miesięcznej pensji, którą pracownik może porównać z wysokością wynagrodzenia, które otrzymał na swój rachunek bankowy oraz skontrolować czy kwota zgadza się ze wskazanymi w dokumencie naliczeniami i potrąceniami. Należy przy tym pamiętać, że nie ma standardowego schematu dokumentu.
W zależności od specyfiki pracy i rodzaju umowy może on zawierać różne elementy, które uwzględnia się przy naliczaniu wynagrodzenia. Przyjmuje się jednak, że powinny znaleźć się na nim wszystkie zmienne, które wpływają na ostateczną wysokość pensji.
Pasek płacowy – czy pracodawca ma obowiązek go sporządzać?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami wystawianie paska płacowego nie jest obligatoryjne. Istnieją jednak sytuacje, kiedy pracodawca musi wydać go pracownikom.
Dzieje się tak, jeśli ta kwestia została uregulowana przez wewnątrzzakładowe przepisy jak np. układ zbiorowy lub regulamin pracy. Jeśli w przedsiębiorstwie nie wydaje się paska, każdy pracownik ma prawo poprosić o udostępnienie mu do wglądu dokumentów, które stanowią podstawę do naliczenia jego wynagrodzenia.
Elektroniczne paski płacowe
Coraz więcej pracodawców wykorzystuje w komunikacji z pracownikami elektroniczne paski płacowe. Brak konieczności druku sprawia, że dystrybucja pasków jest prostsza, szybsza i bardziej ekologiczna.
Oznacza to wygodę zarówno dla działu kadr, jak i pracowników, którzy preferują właśnie tę formę otrzymywania informacji o miesięcznym wynagrodzeniu i jego składowych. Jednocześnie sam dokument jest lepiej chroniony przed dostępem osób trzecich.
Standardem jest stosowanie takich zabezpieczeń jak szyfrowanie danych i certyfikaty bezpieczeństwa. Wśród najważniejszych korzyści paska z wynagrodzeniem w formie elektronicznej znajdują się m.in.:
- bezpieczeństwo – szyfrowanie, wykorzystanie elektronicznego podpisu i wyeliminowanie pośredników minimalizuje ryzyko upublicznienia wrażliwych danych,
- komfort – elektroniczny pasek z wynagrodzeniem to nowoczesne rozwiązanie, które oznacza większą wygodę i szybszą komunikację między pracownikami i pracodawcą,
- szybkość – dystrybucja paska wynagrodzeń online jest szybka i łatwa w obsłudze. Wystarczy jedno kliknięcie, aby wysłać dokument do pracownika. Procesy są coraz częściej automatyzowane,
- dostęp – dokumenty są archiwizowane, dzięki czemu pracownik ma do nich dostęp w każdej chwili, na przykład poprzez platformę kadrowo-płacową,
- koszty – stosowanie pasków wynagrodzeń online pozwala zredukować koszty związane z tradycyjnym wydrukiem. Elektroniczne dokumenty są także bardziej ekologiczne.
Z tych korzyści doskonale zdajemy sobie sprawę w EWL Group, dlatego wszystkim naszym pracownikom, zarówno wewnętrznym, jak i w projektach, dostarczamy pasek wynagrodzenia w formie online.
Jasny zapis i stały dostęp do dokumentu z opisem składników wynagrodzenia zwiększa transparentność i poprawia komunikację, dzięki czemu współpraca dla obu stron układa się jeszcze lepiej.
Potrzebujesz wsparcia w rekrutacji pracowników? Skontaktuj się z nami.
Potrzebujesz pomocy w zatrudnianiu pracowników?
Od początku współpracy oferujemy Państwu pomoc w dokładnej analizie potrzeb i rekrutacji pracowników.
