din 12.03.2025
1. EWL Outsourcing Solutions RO S.R.L (denumită în continuare: „Societatea”,) stabileș te o procedură de raportare a încălcărilor legii ș i luarea de măsuri ulterioare (denumită în continuare „Procedura”) în sensul Legii nr. 361/2022 privind Protecț ia avertizorilor de interes public (denumită în continuare „Lege”)
2. Introducerea acestei Proceduri nu afectează funcț ionarea altor proceduri (care nu au legătură cu avertizorii în sensul înț elesului statutar) în cadrul Societăț ii, care îș i menț in caracterul independent ș i independent. În cazul angajaț ilor, orice nereguli pot fi raportate fără Procedură, inclusiv pe baza unor proceduri separate.
3. Această procedură a fost adoptată pe baza ș i în conformitate cu procedurile în vigoare în alte societăț i afiliate din cadrul grupului de capital EWL S.A.
Termenii utilizaț i în procedură au următoarele semnificaț ii:
a) Acțiune de urmărire – o acț iune întreprinsă pentru a evalua exactitatea informaț iilor conț inute în raport ș i pentru a contracara încălcarea legii care face obiectul raportului, în special prin intermediul unei investigaț ii, al iniț ierii unei inspecț ii sau a unei proceduri administrative, al introducerii unei acț iuni în justiț ie, al unei acț iuni întreprinse pentru recuperarea fondurilor sau al încheierii procedurii desfăș urate în cadrul procedurii interne de raportare a încălcărilor legii ș i de luare a măsurilor de urmărire
b) Notificarea încălcării legii – informaț ii, inclusiv suspiciuni rezonabile cu privire la o încălcare existentă sau potenț ială a legii care a avut loc sau este probabil să aibă loc în cadrul entităț ii juridice în care denunț ătorul a participat la procesul de recrutare sau la alte negocieri precontractuale, lucrează sau a lucrat, sau în cadrul unei alte entităț i juridice cu care denunț ătorul menț ine sau a menț inut contact într-un context legat de muncă, sau informaț ii privind o încercare de a ascunde o astfel de încălcare a legii,
c) Destinatar al rapoartelor – o entitate autorizată de Societate să primească rapoarte, ale cărei obligaț ii ș i drepturi detaliate sunt specificate în Procedură, în special în capitolul IV al acesteia;
d) Inspector – Inspector pentru Respectarea Legii, adică funcț ia îndeplinită de o persoană care deț ine funcț ia de ș ef al departamentului juridic într-o societate afiliată EWL Group care este acț ionar al EWL Outsourcing S.R.L., atribuț iile ș i atribuț iile detaliate ale Inspectorului sunt specificate în Procedura, în special capitolul IV,
e) Contextul legat de muncă – ar trebui înț eles ca activităț i trecute, prezente sau viitoare legate de prestarea muncii pe baza unui raport de muncă sau a altui raport juridic care constituie baza pentru furnizarea de muncă sau servicii sau îndeplinirea de funcț ii în sau pentru Societate, sau serviciu în Societate, în cadrul cărora au fost obț inute informaț ii despre o încălcare a legii ș i există posibilitatea de a se confrunta cu acț iuni de represalii,
f) Încălcarea legii – o acț iune sau o omisiune care este ilegală sau care vizează eludarea legii în ceea ce priveș te: i. Corupț ia ii. Achiziț iile publice iii. servicii, produse ș i pieț e financiare, iv. combaterea spălării banilor ș i a finanț ării terorismului v. siguranț a ș i conformitatea produselor; vi. siguranț a transporturilor, vii. mediu viii. protecț ia împotriva radiaț iilor ș i siguranț a nucleară, ix. siguranț a alimentelor ș i a furajelor; x. sănătatea ș i bunăstarea animalelor, xi. sănătate publică, xii. protecț ia consumatorilor, xiii. protecț ia vieț ii private ș i a datelor cu caracter personal, xiv. securitatea reț elelor ș i a sistemelor TIC, xv. interesele financiare ale Trezoreriei Statului Român, ale administraț iei publice locale ș i ale Uniunii Europene, xvi. piaț a internă a Uniunii Europene, inclusiv normele privind concurenț a publică ș i ajutoarele de stat ș i impozitarea întreprinderilor xvii. libertăț ile ș i drepturile constituț ionale ale omului ș i cetăț eanului – apărute în relaț iile unei persoane fizice cu autorităț ile publice ș i care nu au legătură cu domeniile indicate la punctele 1-17,
g) GDPR – Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European ș i al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecț ia persoanelor fizice în ceea ce priveș te prelucrarea datelor cu caracter personal ș i privind libera circulaț ie a acestor date ș i de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecț ia datelor) (Jurnalul Oficial al Parlamentului European ș i al Consiliului, p. UE L 119 din 04.05.2016, p. 1, astfel cum a fost modificat. modificat),
h) Denunțător – o persoană fizică care raportează sau a raportat Societăț ii o Informaț ie privind o Încălcare a Legii obț inută într-un Context legat de muncă,
i) Notificare – transmiterea verbala sau scrisă către Societate a unei Informaț ii privind o Încălcare a legii, în conformitate cu cerinț ele prevăzute în Lege,
j) EWL Group – societatea proprietară, ș i anume EWL GROUP S.A., cu sediul social în Varș ovia, adresa: Aleje Jerozolimskie 160, 02-326 Varș ovia, înscrisă în Registrul întreprinzătorilor ț inut de Tribunalul Districtual pentru Capitala Varș ovia din Varș ovia, Secț ia a XII-a Comercială a Registrului Naț ional al Instanț elor sub numărul KRS: 0001062482, cu numărul de identificare fiscală NIP: 7011108880 ș i numărul REGON: 523324404.
1. 1. Rapoartele sunt transmise Destinatarului Rapoartelor.
2. Compania nu acceptă rapoarte anonime.
3. Sunt avute în vedere următoarele modalităț i de transmitere a Rapoartelor:
a) în scris, pe hârtie – prin transmiterea Cererii la adresa EWL: Aleje Jerozolimskie 160, 02-326 Varș ovia, cu menț iunea „To the Whistleblower-Inspector” pe colet;
b) în scris, în formă electronică, la următoarea adresă de e-mail: [email protected],
c) verbal– sub forma unei întâlniri directe în condiț iile indicate la paragraful 5.
4. Notificarea include cel puț in următoarele date:
a) numele ș i prenumele Denunț ătorului,
b) adresa de contact (adresa de corespondenta sau adresa de e-mail sau numarul de telefon),
c) informaț ii despre activităț i care constituie o încălcare a legii conform Anunț ului,
d) probe care să ateste existenț a încălcării legii menț ionate la lit.c.
5. La cererea expresă a Denunț ătorului, Raportul verbal poate fi depus sub forma unei ș edinț e directe organizate în termen de 14 zile de la data primirii cererii de ș edinț ă directă – cu cererea de ș edinț ă directă depusă verbal. . Trimiterea unei cereri pentru o întâlnire faț ă în faț ă nu este considerată a fi depunerea unei cereri.
6. În cazul menț ionat la paragraful 5, cu acordul Denunț ătorului, Raportul se documentează sub forma:
a) o înregistrare care poate fi căutată a conversaț iei sau
b) proces-verbal al ș edinț ei, reconstituind cursul exact al acesteia, întocmit de Destinatarul Rapoartelor.
7. În cazul menț ionat la alineatul (6) litera (b), anunț ătorul poate verifica, corecta ș i aproba procesulverbal al reuniunii prin semnarea acestuia.
1. După examinarea conț inutului Raportului primit în modul specificat la § 3, Destinatarul Rapoartelor efectuează un control formal, care constă în verificarea dacă Raportul îndeplineș te cerinț ele formale impuse de lege ș i permite efectuarea activităț i. Cererea nu îndeplineș te criteriile formale, în special dacă:
a) este anonim sau conț ine date falsificate ale Denunț ătorului,
b) nu se aplică încălcării legii,
c) se referă la informaț ii despre încălcarea legii care au fost obț inute numai în afara contextului de muncă,
d) se aplică informaț iilor acoperite de: i. reglementări privind protecț ia informaț iilor clasificate ș i a altor informaț ii care nu fac obiectul dezvăluirii în temeiul prevederilor legii general aplicabile din motive de siguranț ă publică; ii. secretul profesional al profesiilor medicale ș i juridice; iii. secretul deliberării judecătorilor; iv. procesul penal – în sfera secretului procesului pregătitor ș i al secretului ș edinț elor de judecată desfăș urate cu uș ile închise.
e) se referă la încălcări ale legii în domeniul achiziț iilor de apărare ș i, contracte de compensare încheiate în baza Legii Legea nr. 232/2016 privind gestionarea operaț iunilor de offset asociate activităț ilor publice din domeniile apărării, securităț ii ș i ordinii publice, precum ș i alte măsuri luate pentru a proteja interesele naț ionale esenț iale sau esenț iale de securitate în temeiul articolului 346 din Tratatul privind funcț ionarea Uniunii Europene.
2. În cazul oricăror impedimente formale care pot fi înlăturate, Destinatarul Contribuț iilor va contacta persoana de la care provine Prezentarea, cu condiț ia să fi furnizat o adresă de contact, solicitându-i să le elimine în termenul specificat. În cazul unei sesizări anonime sau al furnizării de date false ale Denunț atorului în Raport, Destinatarul Rapoartelor informează persoana respectivă cu privire la necesitatea de a-ș i indica identitatea sau de a furniza date adevărate, sub sancț iunea de a lăsa Raportul neexaminat.
3. În cazul în care adresa de contact nu este furnizată în Raport, în absenț a altor obstacole formale, Raportul este considerat fără obligaț ii care necesită contact cu Denunț ătorul.
4. După inspecț ia oficială, Destinatarul Rapoartelor ia o decizie cu privire la Raport:
a) lasă Raportul fără contrapartidă dacă informaț iile de identitate nu sunt completate sau nu sunt furnizate datele adevărate ale Denunț ătorului;
b) refuză să accepte cererea în cazul unor obstacole formale care împiedică desfăș urarea procedurii;
c) acceptă Aplicaț ia în alte cazuri.
1. Destinatarul Rapoartelor confirmă primirea Raportului în termen de 7 zile de la primirea acestuia în format hârtie sau electronic, cu excepț ia cazului în care Denunț ătorul nu a furnizat o adresă de contact la care să fie trimisă confirmarea.
2. Confirmarea primirii Raportului include cel puț in data primirii acestuia ș i datele de contact ale Destinatarului Rapoartelor.
3. Destinatarul Rapoartelor, după primirea Raportului, cu excepț ia cazului în care a fost refuzat să-l accepte, înaintează imediat Inspectorului conț inutul Raportului.
1. Destinatarul Rapoartelor furnizează decizia de refuz de a accepta cererea împreună cu justificarea pe hârtie sau în formă electronică, cu excepț ia cazului în care persoana de la care provine nu a furnizat o adresă de contact.
2. În cazul refuzului de a accepta Cererea, persoana de la care provine aceasta poate înainta Destinatarului Rapoartelor o cerere de reexaminare a cauzei în termen de 30 de zile de la primirea deciziei, în format hârtie sau electronic, folosind metodele indicate în § 3 secț iunea 3 punctele a ș i b. Contestaț ia trebuie să includă o justificare.
După ce Destinatarul Notificărilor a transmis Raportul Inspectorului, în măsura posibilului, Inspectorul completează registrul de rapoarte interne cu o menț iune referitoare la Raport.
1. După acceptarea Raportului ș i înscrierea acestuia în registru, Inspectorul începe lucrările explicative. Cu toate acestea, în cazul în care Raportul se referă la informaț ii despre o încălcare a legii într-un caz în care (pe baza aceloraș i date ș i probe) au fost deja efectuate proceduri în temeiul Procedurii sau sunt în prezent pendinte, Inspectorul închide procedura după verificarea acestor circumstanț e. .
2. Scopul investigaț iei este, în special, de a verifica exactitatea informaț iilor conț inute în Raport, de a evalua acurateț ea afirmaț iilor cuprinse în Raport ș i, după caz, de a remedia încălcarea care face obiectul Raport
3. Inspectorul este obligat să întreprindă, cu diligenț a cuvenită, Acț iunile de Urmărire prevăzute în prezenta Procedură ș i este responsabil de comunicarea cu Denunț ătorul în cursul anchetei în măsura în care este necesar pentru atingerea obiectivului prevăzut la alin. 2.
1. Inspectorul, după examinarea conț inutului Notificarii, poate prezenta o recomandare conducerii Societăț ii cu privire la luarea de măsuri provizorii.
2. Măsurile provizorii pot include, în special:
a) îndepărtarea temporară a persoanei indicate de la îndeplinirea atribuț iilor curente ale salariatului sau a altor atribuț ii,
b) introducerea periodică a unor reguli speciale privind comunicarea în afaceri sau luarea deciziilor,
c) asigurarea materialelor aflate în posesia persoanei indicate.
1. Cercetarea se face de către Inspector. Inspectorul poate selecta persoane cu cunoș tinț e de specialitate pentru a participa la activităț ile selectate de el. Persoanele selectate în acest mod trebuie să îndeplinească cerinț ele referitoare la Inspector, inclusiv deț inerea autorizaț iei corespunzătoare ș i imparț ialitatea. Compania este obligată să ț ină cont de solicitarea Inspectorului de sprijin personal pentru a clarifica cazul, precum ș i de costurile rezonabile aferente.
2. În cadrul lucrărilor explicative, Inspectorul are dreptul – în limitele atribuț iilor Societăț ii – să:
a) vizualizeze documentele
b) corespondeze în scopul stabilirii stării cauzei;
c) efectueze inspecț ii vizuale ale obiectelor, încăperilor sau instalaț iilor;
d) se deplaseze în zona aflată la dispoziț ia Societăț ii cu respectarea cerinț elor de sănătate ș i siguranț ă,
e) interogheze Denunț ătorul,
f) interogheze martorii,
g) întocmeașca documentaț ia (protocoale, copii ale documentelor, fotografii, înregistrări electronice etc.).
3. Ori de câte ori Inspectorul are pentru prima dată contact direct cu o persoană fizică, alta decât un angajat al Societăț ii, care are loc în cadrul anchetei în curs (de exemplu, ca parte a corespondenț ei sau audierea unui martor), Inspectorul informează persoana respectivă despre conț inut. al Procedurii.
1. În sfera competenț elor sale, Societatea este obligată să acorde asistenț ă Inspectorului în vederea îndeplinirii cu sârguinț ă a sarcinilor sale, în special prin:
a) asigurarea accesului la persoane, camere, dispozitive ș i documente;
b) recunoaș terea perioadei de îndeplinire a sarcinilor sale ca muncă ș i, dacă este cazul, ore suplimentare;
c) furnizarea de mijloace tehnice ș i soluț ii organizatorice pentru a facilita îndeplinirea sarcinilor;
d) recunoaș terea timpului de participare la activităț ile prevăzute de Procedură, inclusiv a timpului depunerii martorilor ș i a timpului activităț ilor experț ilor, ca timp de lucru.
2. Persoanele angajate de Companie sunt obligate să coopereze cu Inspectorul pentru a-ș i îndeplini sarcinile cu sârguinț ă. Martorii nu sunt obligaț i să depună mărturie sau să răspundă la întrebări în cazurile în care nu ar fi obligaț i să facă acest lucru conform Codului de procedură penală. În special, dispoziț iile articolelor 117 ș i 118 din Codul de procedură penală se aplică mutatis mutandis.
1. Inspectorul încheie cercetarea în următoarele cazuri:
a) Inspectorul găseș te obstacole formale care nu fac obiectul înlăturării, menț ionate în § 4 secț iunea 1 după acceptarea cererii;
b) o declaraț ie conform căreia acț iunile ulterioare efective nu vor fi posibile (de exemplu, din cauza lipsei de acces la informaț ii sau expertiză necesare pentru a lua măsuri) sau ar putea duce la o ameninț are ilegală la adresa drepturilor ș i libertăț ilor unei persoane sau a interesului public;
c) să stabilească toate informaț iile necesare în cadrul procedurii explicative necesare pentru clarificarea cauzei, în special pentru a stabili dacă a existat o încălcare a legii.
2. În cazul oricăror obstacole formale în calea Raportului care pot fi înlăturate, Inspectorul poate contacta persoana de la care provine Raportul în orice stadiu al procedurii pentru a le înlătura.
1. La finalizarea investigaț iei, Inspectorul furnizează organului de conducere relevant al Societăț ii – Consiliul de Administraț ie al Societăț ii la care se referă Raportul, informaț ii cu privire la constatările făcute ș i, dacă este justificat, o recomandare cu privire la acț iunile de contracarare a Încălcarea legii.
2. În cazul în care, în lumina tuturor circumstanț elor, furnizarea de informaț ii în conformitate cu conț inutul alineatului (1) nu este justificată, în special din cauza bunei investigaț ii – inspectorul transmite aceste informaț ii unei alte persoane adecvate în Compania cu cea mai largă sferă de competenț ă posibilă pentru a întreprinde măsuri eficiente în continuare.
3. În cazul în care desfăș urarea activităț ilor specificate în secț iunile 1-2 ar putea duce la o ameninț are ilegală la adresa drepturilor ș i libertăț ilor unei persoane sau a interesului public, Inspectorul poate renunț a la aceste activităț i ș i poate trimite cazul către proceduri externe.
4. După încheierea procedurii, inspectorul furnizează feedback informatorului în conformitate cu § 14.
5. În termen de 7 zile de la primirea informaț iilor cu privire la încheierea procedurii, anunț ătorul poate depune o cerere de reexaminare a cazului în format hârtie sau electronic, folosind metodele indicate la
6. Inspectorul poate informa Denuntatorul cu privire la posibilitatea de a transfera cazul într-o altă procedură corespunzătoare, întocmind un raport extern sau anunț ând autorităț ile de aplicare a legii.
1. În cursul procedurii ș i cel târziu după încheierea investigaț iei, dar nu mai târziu de termenul specificat la alineatul (2), inspectorul furnizează feedback denunț ătorului, cu excepț ia cazului în care denunț ătorul nu a furnizat o persoană de contact. adresa. În măsura în care este posibil, feedback-ul trebuie să includă dacă a fost identificată sau nu o încălcare ș i cu privire la acț iunile de urmărire planificate sau întreprinse ș i motivele pentru o astfel de urmărire.
2. Feedback-ul trebuie furnizat denunț ătorului cel târziu:
a) 45 de zile de la confirmarea primirii Cererii, sub rezerva lit. b,
b) În cazuri justificate, termenul poate fi prelungit la 90 de zile. Prelungirea termenului trebuie justificată ș i comunicată Denuntatorului.
1. Compania, autorităț ile ș i entităț ile care acț ionează în numele lor în temeiul Legii ș i al Procedurii se asigură că anunț ătorul ș i persoana la care se referă Raportul ș i terț ul numit în Raport îș i protejează identitatea – înț eleasă ca limitare a cunoș tinț elor despre circumstanț ele care permit, în mod direct sau indirect, să se determine identitatea persoanelor menț ionate mai sus la un grup rezonabil de persoane autorizate în scris ș i obligate să păstreze secretul acestor date.
2. Prevederile alineatului (1) nu se aplică cazurilor în care divulgarea informaț iilor menț ionate la alineatul (1) este necesară în temeiul legislaț iei generale aplicabile.
1. Compania numeș te un Inspector ca Beneficiar al Rapoartelor, cu excepț ia cazului în care numeș te o entitate externă pentru acest rol în conformitate cu paragraful 4.
2. Sarcinile ș i competenț ele Destinatarului rapoartelor includ îndeplinirea sarcinilor specificate în act ș i procedură, în special:
a) monitorizarea canalelor Rapoartelor specificate la § 3 ș i controlul formal al Rapoartelor,
b) luarea deciziilor cu privire la acceptarea ș i refuzul de a accepta Cererea pe baza liniilor directoare cuprinse în Procedură ș i a reglementărilor general aplicabile,
c) confirmarea Anunț ului de acceptare a Raportului sau informarea cu privire la refuzul de a-l accepta, după caz.
3. Compania autorizează în scris Destinatarul Rapoartelor să desfăș oare activităț ile indicate în Procedură ș i îl obligă pe Destinatarul Rapoartelor să păstreze secretul cu privire la informaț iile ș i datele personale pe care le-a obț inut în cadrul acceptării Rapoartelor ș i după încetarea acestei funcț ii, încetarea raportului de muncă sau a altui raport juridic în temeiul căruia au îndeplinit această funcț ie.
4. În cazul în care Destinatarul Rapoartelor este o entitate externă, Compania încheie un acord prin care se încredinț ează gestionarea primirii Rapoartelor ș i prelucrarea datelor cu caracter personal în conformitate cu cerinț ele Legii ș i GDPR. Într-un astfel de caz, Compania furnizează datele Destinatarului Rapoartelor astfel desemnate în modul adoptat de Companie
1. Compania numeș te fiecare persoană care deț ine funcț ia specificată la § 2 lit. c pentru a îndeplini funcț ia de Ofiț er de aplicare a legii. Inspectorul este o persoană autorizată să verifice Rapoartele ș i să întreprindă măsuri de urmărire a Legii.
2. În funcț ia de inspector poate fi numită o persoană care:
a) are calificările ș i cunoș tinț ele necesare pentru a aplica corect ș i eficient Procedura, inclusiv, mai ales, desfăș urarea efectivă a procedurii explicative;
b) are abilităț i interpersonale foarte dezvoltate,
c) ia o poziţie favorabilă menţinerii independenţei
3. Inspectorul este obligat să-ș i îmbunătăț ească calificările profesionale.
4. Sarcinile ș i competenț ele inspectorului includ îndeplinirea sarcinilor specificate în act ș i procedură, în special:
a) efectuarea unei proceduri explicative,
b) desfasurarea activitatilor dupa finalizarea procedurilor explicative specificate in Procedura,
c) menț inerea contactului cu Denunț ătorul, inclusiv furnizarea de feedback.
d) ț inerea unui registru al dosarelor de sesizări ș i proceduri
e) examinarea contestaţiilor indicate în Procedură.
5. Compania publică datele de contact ale Inspectorului în modul adoptat de Companie.
6. În absenț a persoanei care îndeplineș te funcț ia de Inspector, entitatea abilitată să îndeplinească atribuț iile de Inspector va fi persoana care deț ine funcț ia de Avocat Superior („Inspector Adjunct”). Inspectorul poate, de asemenea, – în cazurile în care este justificat de buna desfăș urare a procedurii – să solicite numirea unui adjunct în scopul examinării unui caz dat. Prevederile privind supraveghetorul se aplică în mod corespunzător ș i adjunctului. Adjunctul trebuie să îndeplinească cerinț ele referitoare la Inspector, inclusiv deț inerea autorizaț iei corespunzătoare.
7. Inspectorul ș i orice persoană care îl sprijină pe Inspector în verificarea Rapoartelor sau în luarea altor Acț iuni de Urmărire (Inspector Adjunct, o persoană selectată pentru a participa la activităț ile selectate) trebuie să aibă o autorizaț ie scrisă din partea Companiei pentru a verifica (după caz) rapoartele interne, luaț i acț iuni ulterioare ș i procesaț i datele personale. Persoanele autorizate sunt obligate să păstreze confidenț ialitatea cu privire la informaț iile ș i datele personale obț inute în cadrul verificării rapoartelor interne ș i să întreprindă acț iuni ulterioare, inclusiv după încetarea raportului de muncă sau a altui raport juridic în temeiul căruia au efectuat această activitate.
1. În îndeplinirea sarcinilor ș i competenț elor sale, Inspectorul rămâne independent ș i nu este supus instrucț iunilor superiorilor săi.
2. Inspectorul nu poate suporta consecinț e negative în legătură cu îndeplinirea corectă a sarcinilor sale.
1. Inspectorul îș i îndeplineș te funcț ia în conformitate cu principiile imparț ialităț ii.
2. Inspectorul este obligat să se excludă de la întreprinderea oricăror acț iuni în temeiul prezentei proceduri în situaț ia în care există o împrejurare care ar putea da naș tere la îndoieli justificate cu privire la imparț ialitatea sa. Acest lucru se aplică în special în cazul în care rezultatul anchetei poate avea un impact direct sau indirect asupra drepturilor sau obligaț iilor persoanei care îndeplineș te funcț ia de inspector sau ale persoanelor apropiate acestuia.
3. Inspectorul va raporta imediat Societăț ii circumstanț ele menț ionate la paragraful 2, sub rezerva obligaț iei de a păstra confidenț ialitatea cu privire la circumstanț ele cazului.
4. Acț iunile anterioare ale Inspectorului rămân în vigoare.
5. În situaț ia menț ionată la alineatul (2), Societatea numeș te imediat un adjunct în scopul examinării unui caz dat.
6. În cazul în care respectarea procedurii stabilite în secț iunile 3-5 ar putea duce la o ameninț are ilegală la adresa drepturilor ș i libertăț ilor unei persoane sau a interesului public, inspectorul ar trebui să închidă procedura, să notifice anunț ul despre aceasta, oferind feedback ș i să instruiască ei cu privire la posibilitatea de a transfera cauza la proceduri externe.
1. Compania prelucrează datele cu caracter personal obț inute ca parte a derulării acestei Proceduri în conformitate cu legea, inclusiv în special GDPR.
2. Datele personale ale Denuntatorului, care permit identificarea Denuntatorului, nu vor fi dezvăluite unor persoane neautorizate, decât cu acordul expres al Anunț ului. Acest lucru nu se aplică atunci când divulgarea este o obligaț ie legală necesară ș i proporț ională în legătură cu investigaț iile efectuate de autorităț ile publice sau procedurile pregătitoare sau judiciare desfăș urate de instanț e, inclusiv pentru garantarea drepturilor la apărare ale persoanei în cauză.
3. Supraveghetorul aplică măsuri tehnice ș i organizatorice adecvate de protecț ie a datelor, în special pentru a preveni accesul persoanelor neautorizate la informaț iile vizate de raport ș i pentru a asigura protecț ia confidenț ialităț ii identităț ii Anunț ului, persoana căreia i se face raportul. se referă ș i terț ul menț ionat în raport. În acest scop, inspectorul este obligat, în special, să:
a) utilizaț i un screen saver sau deconectaț i-vă de fiecare dată, chiar ș i pentru scurt timp, părăsind staț ia de lucru a calculatorului;
b) să protejeze orice documente, fiș iere ș i suporturi de date pe hârtie sau electronice împotriva distrugerii, interferenț ei cu conț inutul acestora sau accesului neautorizat;
c) aplicarea principiului unui birou curat, adică a nu lăsa documente sau suporturi de date nesupravegheate după finalizarea sarcinilor;
d) să distrugă documentele într-un mod care să facă imposibilă reconstituirea conț inutului acestora;
e) să utilizeze un cont securizat cu o parolă de un nivel adecvat de complexitate, în conformitate cu politica Societăț ii în acest sens ș i, eventual, autentificare multifactorială;
f) să utilizeze o protecț ie adecvată a sistemului împotriva programelor malware (firewall, programe antivirus) ș i să menț ină actualizat acest software;
g) utilizaț i numai conexiuni securizate la internet ș i acces de încredere la cloud;
h) utilizarea tehnicilor de criptare în echipamentele utilizate;
i) stocarea suporturilor de date (hârtie ș i electronice) într-un spaț iu închis (de exemplu, un dulap situat în camera în care inspectorul îndeplineș te sarcini).
4. Supraveghetorul ia măsuri pentru a proteja identitatea anunț ului ș i a persoanei la care se referă raportul în conformitate cu prezenta procedură.
1. Inspectorul păstrează dosarele procedurilor separat pentru fiecare raport, în conformitate cu principiile continuităț ii ș i integrităț ii.
2. Societatea va asigura condiț ii adecvate pentru a proteja dosarele procedurii împotriva distrugerii, avariei sau pierderii, în special prin asigurarea umidităț ii ș i temperaturii adecvate în încăperi ș i prin asigurarea încăperii împotriva accesului neautorizat.
3. Inspectorul colectează documentaț ia strânsă în cadrul procedurii explicative sau aferentă procedurii de acceptare a Raportului pentru perioada indicată mai jos:
a) Notificare – 5 ani de la încheierea Acț iunilor de Urmărire sau după încheierea procedurilor iniț iate prin aceste acț iuni,
b) documentele colectate în cursul anchetei, cu excepț ia documentelor de lucru create exclusiv în scopul îmbunătăț irii investigaț iei – la 5 ani de la încheierea acț iunilor de urmărire sau după încheierea investigaț iilor iniț iate prin aceste acț iuni;
c) documente de lucru create exclusiv în scopul eficientizării procedurii (de exemplu, note interne privind acț iunile întreprinse) – până la încheierea investigaț iei;
d) registrul rapoartelor interne – o înregistrare referitoare la un anumit Raport este stocată pe o perioadă de 5 ani de la încheierea acț iunilor de urmărire sau după încheierea procedurilor iniț iate prin aceste acț iuni;
e) documente referitoare la procedura de acceptare a Cererii în cazurile în care acceptarea Cererii a fost refuzată – 5 ani de la data la care a fost refuzată acceptarea Cererii.
4. După expirarea termenelor specificate în secț iunea 3, documentele (ș i în cazul registrului rapoartelor interne – înscrierea privind o anumită Aplicaț ie) sunt supuse ș tergerii sau distrugerii definitive imediate, cu excepț ia cazului în care rezultă obligaț ia de păstrare a acestora. din reglementările general aplicabile.
5. Prelucrarea datelor cu caracter personal cuprinse în documentele menț ionate la secț iunea 3 literele (a)- (c) este necesară pentru a accepta notificarea sau pentru a lua orice acț iune ulterioară. Datele personale care nu sunt relevante pentru prelucrarea raportului nu vor fi colectate ș i vor fi ș terse imediat în cazul colectării accidentale. Aceste date cu caracter personal vor fi ș terse în termen de 14 zile de la stabilirea faptului că sunt irelevante.
6. Ț inerea unui registru al rapoartelor interne are loc în vederea respectării obligaț iei legale menț ionate la articolul 20 din lege.
Vă rugăm să fiț i informat că:
a) Destinatarul Rapoartelor este operatorul datelor cu caracter personal obț inute în temeiul prezentei Proceduri în scopul îndeplinirii obligaț iilor legate de notificarea efectuată în baza prezentei Proceduri.
b) Administratorul datelor cu caracter personal obț inute în baza prezentei Procedure este Societatea la care se referă Raportul, pentru care Inspectorul acț ionează în sfera indicată.
c) În toate aspectele legate de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să ne contactaț i la următoarea adresă de e-mail: [email protected] sau în scris la adresa EWL, Aleje Jerozolimskie 160, 02-326 Varș ovia cu nota „To the Whistleblower-Inspector”.
d) Datele cu caracter personal colectate în legătură cu primirea ș i verificarea rapoartelor interne ș i a acț iunilor de urmărire sunt prelucrate în vederea îndeplinirii unei sarcini îndeplinite în interes public, adică pentru a accepta raportul sau a întreprinde eventuale acț iuni ulterioare. Datorită faptului că prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini îndeplinite în interes public, datele cu caracter personal sunt prelucrate în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (e) din GDPR ș i în sfera de aplicare a date de categorie specială – pe baza articolului 9 alineatul (2) litera (g) din GDPR. Datele cu caracter personal colectate în registrul rapoartelor interne de către Destinatarul Rapoartelor sunt prelucrate pentru a respecta obligaț ia legală în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (c) din GDPR în legătură cu articolul 29 alineatul (1) alineatul (1) din Actul.
e) Datele cu caracter personal sunt stocate de toț i Operatorii pe o perioadă de 3 ani de la sfârș itul anului calendaristic în care au fost finalizate acț iunile de urmărire sau după încheierea procedurilor iniț iate prin aceste acț iuni, ș i dacă acceptarea raportului a fost refuzată – pentru o perioadă de 3 ani de la sfârș itul anului calendaristic în care a fost refuzată acceptarea raportului, cu excepț ia cazului în care documentele aferente raportului fac parte din dosarele procedurilor pregătitoare sau cauzelor judiciare, ori ale instanț elor de contencios administrativ. În acest caz, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi stocate până la încheierea definitivă a procedurilor relevante.
f) Acest lucru nu se aplică datelor cu caracter personal colectate în documentele de lucru produse în scopul exclusiv de a facilita investigaț ia, care sunt stocate până la finalul investigaț iei.
g) Datele cu caracter personal pot fi puse la dispoziț ia entităț ilor ș i organismelor autorizate să prelucreze astfel de date în baza dispoziț iilor legale, inclusiv birourilor ș i organismelor publice. Datele personale pot fi dezvăluite unei entităț i autorizate de Companie să primească rapoarte interne ș i entităț i care furnizează servicii de consultanț ă juridică.
h) Administratorul nu va transfera date către o ț ară terț ă sau către o organizaț ie internaț ională, cu excepț ia cazului în care Aplicaț ia se referă la o entitate din grupul de capital EWL cu sediul în afara SEE. Dacă un astfel de transfer este necesar, persoanele în cauză vor fi informate în consecinț ă.
i) Persoana vizată are dreptul de a accesa datele sale cu caracter personal ș i dreptul de a solicita rectificarea, ș tergerea sau restricț ionarea prelucrării acestora, transferul datelor cu caracter personal, precum ș i dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Naț ională de Supraveghere a Prelucrării. a datelor cu caracter personal, în cazul în care o astfel de persoană consideră că prelucrarea datelor sale personale încalcă prevederile GDPR.
j) Persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment prelucrării datelor sale. Într-o astfel de situaț ie, Compania va înceta să prelucreze datele unei astfel de persoane în scopurile menț ionate mai sus, cu excepț ia cazului în care va putea demonstra că există motive legitime importante în legătură cu această persoană de date, care prevalează asupra intereselor, drepturilor ș i libertăț ile sau datele acestora vor fi necesare pentru eventuala stabilire, investigare sau apărare a pretenț iilor.
k) Dacă datele cu caracter personal sunt obț inute de la persoana vizată, furnizarea datelor cu caracter personal este voluntară.
l) În cazul în care nu se obț in date cu caracter personal de la persoana vizată, categoriile de date relevante sunt informaț ii obț inute de Inspector în legătură cu funcț ionarea Procedurii, adică informaț ii despre evenimentele care fac obiectul investigaț iei, iar sursa datelor cu caracter personal poate fi persoana care face raportul intern, persoanele care deț in informaț ii relevante pentru investigarea cazului sau documente colectate în cursul anchetei.
m) În cazul în care datele cu caracter personal nu au fost obț inute de la persoana vizată, inspectorul nu furnizează acelei persoane informaț iile menț ionate la articolul 14 alineatele (1) ș i (2) din GDPR în situaț iile menț ionate la articolul 14 alineatul (5) din GDPR (m.in. când furnizarea unor astfel de informaț ii se dovedeș te a fi imposibilă sau ar necesita un efort disproporț ionat). Inspectorul nu furnizează informaț ii despre sursa datelor cu caracter personal ș i nu furnizează aceste informaț ii în conformitate cu articolul 15 alineatul (1) litera (g) din GDPR.
1. Inspectorul ț ine un registru al rapoartelor interne ș i al documentaț iei colectate în cursul anchetei.
2. Registrul rapoartelor interne se ț ine în formă electronică astfel încât să se garanteze protecț ia registrului împotriva accesului neautorizat ș i neintenț ionat, pierderii accesului ș i modificării.
1. Un Denuntator are dreptul de a adresa un raport direct autorităț ilor ș i instituț iilor, organelor, oficiilor sau agenț iilor publice competente ale Uniunii Europene. În special, Denunț ătorul poate face un raport extern fără a face mai întâi un raport conform Procedurii sau un alt raport intern.
2. Entităț ile care primesc rapoarte externe sunt, în special, Avocatul Poporului, în calitate de autoritate centrală, ș i următoarele entităț i publice:
a) organele de drept, inclusiv poliț ia ș i parchetele competente teritorial;
b) Organisme de reglementare ș i inspecț ii de stat, inclusiv: i. Agencja Narodowa sat. Uczciwości (Agenț ia Naț ională de Integritate, ANI) ii. Direcț ia Naț ională Anticorupț ie (DNA) iii. Inspektorat Pracy (Inspectoratul Teritorial de Muncă, ITM) iv. Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) v. Ministerul Justiţiei
c) instituț ii, organisme, oficii sau agenț ii ale Uniunii Europene, inclusiv: i. Oficiul European de Luptă Antifraudă, ii. Curtea de Conturi Europeană, iii. Parchetul European.
3. O notificare externă se efectuează în conformitate cu următoarele reguli:
a) raportarea externă se poate face oral sau pe hârtie sau în formă electronică;
b) Avocatul Poporului ș i autoritatea publică sunt operatori separati pentru datele cu caracter personal furnizate în notificarea externă care a fost primită de aceste autorităț i;
c) regulile detaliate pentru raportarea externă sunt specificate în Procedura de acceptare a rapoartelor externe adoptată de o anumită entitate ș i disponibilă pe site-ul acesteia.
Dacă, în cursul procedurilor privind acceptarea Raportului sau în cursul anchetei, Inspectorul obț ine informaț ii, inclusiv o suspiciune justificată, cu privire la o încălcare, alta decât încălcarea legii (de exemplu, mobbing, discriminare), Inspectorul poate:
a) furnizează informaț ii în acest sens altui organism al companiei competent să conducă procedurile relevante sau Angajatorului ș i, cu acordul persoanei care face raportul, furnizează aceste informaț ii împreună cu datele sale personale.
b) să informeze persoana care face Raportul despre posibilitatea ca această persoană să transfere cazul într-o altă procedură corespunzătoare sau să sesizeze organele de drept.
1. Procedura intră în vigoare după 7 zile de la data notificării ei către persoanele care prestează muncă în modul adoptat în Societate.
2. Textul Procedurii este pus la dispoziț ie într-un mod uș or accesibil tuturor persoanelor fizice care pot raporta informaț ii despre o încălcare a legii obț inute în context profesional.
