12.03.2025
1. UAB „EWL Solutions Lietuva“ (toliau – „Bendrovė“) nustato Vidinių pranešimų apie pažeidimus teikimo tvarką (toliau – „Tvarka“) pagal Bendrovės registracijos vietos valstybėje galiojančius teisės aktus, reglamentuojančius pranešėjų apsaugą. Lietuvoje pranešėjų apsaugą reglamentuoja Lietuvos Respublikos pranešėjų apsaugos įstatymas (toliau – Įstatymas), kuriuo įgyvendinama 2019 m. spalio 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos direktyva (ES) 2019/1937 dėl asmenų, pranešančių apie Sąjungos teisės pažeidimus, apsaugos; taip pat Atlyginimo pranešėjams už vertingą informaciją tvarkos aprašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2018 m. lapkričio 14 d. nutarimu Nr. 1133 (su vėlesniais pakeitimais).
2. Šios Tvarkos įvedimas neturi įtakos kitų pranešimų apie pažeidimus (nesusijusių su informavimu įstatymų nustatyta prasme), kurie išlaiko savo nepriklausomą ir savarankišką pobūdį, tvarkos funkcionavimui Bendrovėje ir/ar EWL grupės bendrovėse.
3. Šios Tvarkos nuostatos taikomos asmenims, kuriuos su Bendrove sieja ar siejo darbo arba sutartiniai santykiai (konsultavimo, rangos, subrangos, stažuotės, praktikos, savanoriškos veiklos ir pan.). Įstatyme ar kitų teisės aktų numatytais atvejais, pranešimas apie Pažeidimą gali būti teikiamas tiesiogiai kompetentingai institucijai.
Tvarkoje vartojamos sąvokos turi tokią reikšmę:
a) BDAR – 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo, kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (2016.05.04 d. OL ES L 119, str. 1, su vėlesniais pakeitimais),
b) EWL grupės bendrovės – su EWL Group S.A. kapitalo grupe susijusios bendrovės, tame tarpe ir EWL Solutions Lietuva, UAB bei pati EWL Group S.A.,
c) Informacija apie pažeidimą – informacija apie Bendrovėje galbūt rengiamą, daromą ar padarytą nusikalstamą veiką, administracinį nusižengimą, tarnybinį nusižengimą ar darbo pareigų pažeidimą, taip pat šiurkštų privalomų profesinės etikos normų pažeidimą, mėginimą nuslėpti minėtą pažeidimą ar kitas grėsmę viešajam interesui keliantį arba jį pažeidžiantį teisės pažeidimą, apie kuriuos Pranešėjas sužino iš savo turimų ar turėtų darbo ar sutartinių (konsultavimo, rangos, 2 subrangos, stažuotės, praktikos, savanoriškos veiklos ir pan.) santykių su Bendrove arba įdarbinimo ar kitų ikisutartinių santykių metu,
d) Inspektorius – Teisės aktų laikymosi inspektorius, t. y. funkcija, atliekama žmonių, einančių People Care Manager pareigas EWL grupės Bendrovėje, kurių pareigos ir įgaliojimai išsamiai nurodyti Tvarkoje, ypač jos III skyriuje,
e) Pranešėjas – fizinis asmuo, kuris praneša arba pranešė Bendrovei Informaciją apie Pažeidimą, gautą su darbu susijusiomis aplinkybėmis (pastaba: šioje Tvarkoje vartojama sąvoka „Pranešėjas“ skiriasi nuo Įstatyme pateiktos analogiškos sąvokos, kuri Įstatymo kontekste reiškia informaciją apie Teisės pažeidimą pateikusį fizinį asmenį, kurį kompetentinga institucija pripažįsta pranešėju),
f) Pranešimas – informacijos apie Pažeidimą pateikimas žodžiu arba raštu, laikantis Įstatyme ir šioje Tvarkoje nustatytų reikalavimų,
g) Pranešimų gavėjas – subjektas, Bendrovės įgaliotas priimti Pranešimus, kurio detalūs įsipareigojimai ir įgaliojimai nurodyti Tvarkoje, ypač jos III skyriuje,
h) Su darbu susijusios aplinkybės – tai turėtų būti suprantama kaip buvusi, esama ar būsima veikla, susijusi su darbo atlikimu pagal darbo santykius ar kitus sutartinius santykius, sudarančius darbo ar paslaugų teikimo pagrindą arba funkcijos atlikimą Bendrovėje arba jos vardu, kurio metu buvo gauta informacija apie Pažeidimą ir galėtų sulaukti neigiamo poveikio, jei apie šį pažeidimą praneštų,
i) Pažeidimas – Bendrovėje galbūt rengiama, daroma ar padaryta nusikalstama veika, administracinis nusižengimas, tarnybinis nusižengimas ar darbo pareigų pažeidimas, taip pat šiurkštus privalomų profesinės etikos normų pažeidimas, mėginimas nuslėpti minėtą pažeidimą ar kitas grėsmę viešajam interesui keliantis arba jį pažeidžiantis teisės pažeidimas, apie kuriuos Pranešėjas sužino iš savo turimų ar turėtų darbo ar sutartinių (konsultavimo, rangos, subrangos, stažuotės, praktikos, savanoriškos veiklos ir pan.) santykių su Bendrove arba įdarbinimo ar kitų ikisutartinių santykių metu, įskaitant, bet neapsiribojant, dėl: i. pavojaus visuomenės saugumui ar sveikatai, asmens gyvybei ar sveikatai; ii. pavojaus aplinkai; iii. kliudymo arba neteisėto poveikio teisėsaugos institucijų atliekamiems tyrimams ar teismams vykdant teisingumą; iv. neteisėtos veiklos finansavimo; v. neteisėto ar neskaidraus viešųjų lėšų ar turto naudojimo; vi. neteisėtu būdu įgyto turto; vii. padaryto pažeidimo padarinių slėpimo, kliudymo nustatyti padarinių mastą; viii. pažeidimų, nurodytų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro patvirtintame sąraše, parengtame atsižvelgiant į Direktyvoje (ES) 2019/1937 nurodytų Europos Sąjungos teisės aktų taikymo sritį; ix. kenkimo Europos Sąjungos finansiniams interesams, kaip nurodyta Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 325 straipsnyje ir išsamiau apibūdinta susijusiose Europos Sąjungos priemonėse; x. pažeidimų, susijusių su vidaus rinka, kaip nurodyta Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 26 straipsnio 2 dalyje, įskaitant Europos Sąjungos konkurencijos ir valstybės pagalbos taisyklių pažeidimus, taip pat su vidaus rinka susijusius pažeidimus dėl veiksmų, kuriais pažeidžiamos pelno mokesčio taisyklės, arba susitarimus, kuriais siekiama įgyti mokestinį pranašumą, kenkiantį taikytinos pelno mokesčio teisės dalykui arba tikslui; xi. kitų pažeidimų. 3
j) Tolesni veiksmai – veiksmai, kurių buvo imtasi siekiant įvertinti Pranešime pateiktos informacijos teisingumą ir užkirsti kelią teisės pažeidimui, dėl kurio buvo pranešta, visų pirma aiškinamuoju būdu, pradėjus patikrinimą ar administracinę procedūrą, informuojant kompetentingas valstybės institucijas, veiksmai, kurių imamasi susigrąžinti finansines lėšas arba užbaigti procedūrą, vykdomą pagal vidinę pranešimo apie teisės pažeidimus tvarką ir vykdyti tolesnius veiksmus.
1. Pranešimai perduodami Pranešimų gavėjui.
2. Jeigu informaciją apie Pažeidimą Pranešėjas pateikė anonimiškai, Įstatymo 8 straipsnyje nustatytos apsaugos, skatinimo ir pagalbos priemonės taikomos tais atvejais, kai jo tapatybė buvo atskleista ir būtina jį apsaugoti nuo neigiamo poveikio.
3. Numatyti šie Pranešimų pateikimo būdai:
a) raštu popierine forma – siunčiant Pranešimą adresu EWL, Aleje Jerozolimskie 160, 02-326 Varšuva, su prierašu „To the Whistleblower-Inspector“;
b) raštu elektronine forma elektroninio pašto adresu [email protected],
c) žodžiu – tiesioginio susitikimo forma šio straipsnio 5 dalyje numatyta tvarka.
4. Pranešime pateikiami bent šie duomenys:
a) Pranešėjo vardas ir pavardė (jeigu Pranešimas teikiamas ne anonimiškai),
b) kontaktinis adresas (pašto adresas arba el. pašto adresas arba telefono numeris) (jeigu Pranešimas teikiamas ne anonimiškai),
c) informacija apie veiklą ar neveikimą, kuri, anot Pranešėjo, atitinka Pažeidimo požymius,
d) informacija apie asmenį, kuris rengiasi dalyvauti, dalyvauja ar dalyvavo darant Pažeidimą;
e) įrodymai, patvirtinantys c punkte nurodyto Pažeidimo buvimą (jeigu asmuo tokius įrodymus turi).
5. Esant Pranešėjo aiškiai išreikštam prašymui, Pranešimas gali būti pateikiamas žodžiu tiesioginio susitikimo forma. Toks susitikimas organizuojamas per 14 dienų nuo Pranešėjo prašymo sušaukti tiesioginį susitikimą gavimo dienos. Prašymas sušaukti tiesioginį susitikimą pateikiamas žodžiu kompetentingam subjektui. Pats prašymo susitikti tiesiogiai pateikimas nėra laikomas Pranešimo pateikimu.
6. Šio straipsnio 5 dalyje nurodytu atveju, Pranešėjo sutikimu Pranešimas dokumentuojamas šia forma:
a) daromas pokalbio įrašas patvariojoje laikmenoje, kurioje galima rasti ieškomą informaciją, arba
b) surašomas susitikimo protokolas, kuriame užfiksuojama tiksli jo eiga.
7. Šio straipsnio 6 dalies b) punkte nurodytu atveju Pranešėjas gali tikrinti, taisyti ir patvirtinti susitikimo protokolą pasirašydamas jį.
1. Susipažinęs su šios Tvarkos 3 skyriuje nurodytu būdu gauto Pranešimo turiniu, Pranešimų gavėjas atlieka formalų patikrinimą, kurio metu patikrinama, ar Pranešimas atitinka formalius teisės aktų 4 reikalavimus ir leidžia atlikti Tolesnius veiksmus. Laikoma, kad pranešimas neatitinka formalių kriterijų, jei:
a) jame yra pateikti tikrovės neatitinkantys Pranešėjo duomenys arba pats pranešimas yra grindžiamas akivaizdžiai tikrovės neatitinkančia informacija,
b) pranešimas nėra susijęs su Pažeidimu,
c) yra susijęs su informacija apie Pažeidimą, kuri buvo gauta tik ne su darbu susijusiomis aplinkybėmis,
d) yra susijęs su informacija, kuriai yra taikoma: 1) nuostatos dėl įslaptintos informacijos apsaugos ir kitos informacijos, kuri pagal visuotinai taikomus teisės aktus negali būti atskleista dėl visuomenės saugumo priežasčių; 2) medicinos ir teisininkų profesijų profesinė paslaptis; 3) teisminių procesų konfidencialumas; 4) susijusi su informacija, kuri nagrinėjama baudžiamajame procese – dėl ikiteisminio tyrimo proceso slaptumo ir/ar teismo posėdžio neviešumo.
e) kitais galiojančiuose teisės aktuose nustatytais atvejais.
2. Jei randama formalių trūkumų, kuriuos galima pašalinti, Pranešimo gavėjas susisiekia su asmeniu, iš kurio gautas Pranešimas, jeigu jis nurodė kontaktinius duomenis, kuriais galima su juo susisiekti, ir prašo per nurodytą laikotarpį nustatytus trūkumus pašalinti.
3. Jei Pranešime nenurodyti Pranešėjo kontaktiniai duomenys, bet nėra kitų formalių Pranešimo trūkumų, Pranešimas bus nagrinėjamas be įsipareigojimų, dėl kurių reikia susisiekti su Pranešėju, vykdymo.
4. Atlikęs formalų patikrinimą, Pranešimų gavėjas priima sprendimą vieną iš toliau išvardintų sprendimų dėl Pranešimo:
a) atsisako priimti Pranešimą, jei nustatyti formalūs trūkumai, trukdantys atlikti procedūrą, ir tų trūkumų neįmanoma pašalinti arba jie nebuvo pašalinti per nustatytą terminą;
b) kitais atvejais priima Pranešimą nagrinėti.
5. Jeigu Pranešimo gavėjas nustato, kad nėra kompetentingas vertinti Pranešime pateiktą informaciją, ne vėliau kaip per 2 darbo dienas nuo Pranešimo gavimo dienos persiunčia ją kompetentingai institucijai ir apie tai praneša Pranešėjui.
1. Pranešimo gavėjas patvirtina Pranešimo gavimą per 2 darbo dienas nuo jo gavimo popierine arba elektronine forma, nebent Pranešėjas nenurodė kontaktinio adreso, kuriuo turėtų būti išsiųstas patvirtinimas.
2. Pranešimo gavimo patvirtinime nurodoma bent šie duomenys: Pranešimo gavimo data ir Pranešimo gavėjo kontaktiniai duomenys.
3. Pranešimo gavėjas, gavęs Pranešimą, jeigu nebuvo atsisakyta jį priimti, nedelsdamas perduoda Pranešimo turinį Inspektoriui.
4. Išnagrinėjęs asmens pateiktą informaciją apie Pažeidimą, Pranešimo gavėjas ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo Pranešimo gavimo patvirtinimo turi pranešti Pranešėjui apie jo pateiktos informacijos nagrinėjimo eigą (numatytus ar atliktus nagrinėjimo veiksmus, jų pagrindimą) arba atsisakymą šią informaciją nagrinėti.
1. Pranešimo gavėjas sprendimą atsisakyti priimti Pranešimą kartu su pagrindimu pateikia Pranešėjui popierine arba elektronine forma, išskyrus atvejus, kai asmuo, iš kurio Pranešimas buvo gautas, nenurodė kontaktinio adreso.
2. Jei atsisakoma priimti Pranešimą, asmuo, iš kurio jis buvo gautas, gali per 7 dienas nuo sprendimo gavimo pateikti Pranešimo gavėjui prašymą persvarstyti bylą popierine arba elektronine forma šios Tvarkos 3 skyriaus 3 dalies a ir b punktuose nurodytais būdais. Skundas turi būti motyvuotas.
Pranešimo gavėjui pateikus ataskaitą Inspektoriui, Inspektorius, kiek įmanoma, papildo vidinių ataskaitų registrą įrašu apie Pranešimą.
1. Priėmęs Pranešimą ir įtraukęs jį į registrą, Inspektorius pradeda Pranešimo nagrinėjimo procesą. Tačiau jeigu Pranešime pateikiama informacija apie teisės pažeidimą byloje, kurioje (remiantis tais pačiais duomenimis ir įrodymais) jau buvo arba šiuo metu vyksta procesai pagal šią Tvarką, patikrinęs šias aplinkybes, Inspektorius nutraukia procedūrą.
2. Nagrinėjimo proceso tikslas – visų pirma patikrinti Pranešime pateiktos informacijos teisingumą, įvertinti Pranešime pateiktų teiginių teisingumą ir prireikus ištaisyti pažeidimą, kuris yra Pranešimo objektas.
3. Inspektorius privalo su deramu rūpestingumu imtis tolesnių veiksmų, numatytų šioje Tvarkoje, ir atsako už bendravimą su Pranešėju nagrinėjimo proceso metu tiek, kiek tai būtina šio straipsnio 2 dalyje nurodytam tikslui pasiekti.
1. Inspektorius, susipažinęs su Pranešimo turiniu, gali pateikti Bendrovės vadovybei rekomendaciją dėl laikinųjų priemonių taikymo.
2. Laikinosios priemonės gali būti tokios:
a) laikinas nurodyto asmens nušalinimas iš esamų darbuotojo pareigų ar kitų pareigų,
b) laikinai įvesti specialias verslo komunikacijos ar verslo sprendimų priėmimo taisykles,
c) nurodyto asmens turimų duomenų išsaugojimas.
1. Pranešimo nagrinėjimo procesą vykdo Inspektorius. Inspektorius gali pasirinkti asmenis, turinčius specialių žinių, kurie dalyvautų nagrinėjimo procese ar tam tikruose jo etapuose. Tokiu būdu atrinkti asmenys turi atitikti Inspektoriui keliamus reikalavimus, įskaitant atitinkamus įgaliojimus ir nešališkumo reikalavimą. EWL grupės Bendrovės yra įpareigotos atsižvelgti į Inspektoriaus prašymą suteikti asmeninę pagalbą, kad būtų išaiškintas klausimas, bei į pagrįstas su tuo susijusias išlaidas.
2. Vykdydamas nagrinėjimo procesą, Inspektorius turi teisę – neperžengdamas EWL grupės Bendrovių įgaliojimų ir laikydamasis galiojančių teisės aktų reikalavimų:
a) peržiūrėti tyrimui reikalingus dokumentus ir gauti prie jų prieigą,
b) vesti susirašinėjimą, kurio tikslas yra nustatyti bylai reikšmingas aplinkybes,
c) apžiūrėti daiktus, patalpas ar objektus,
d) lankytis EWL grupės Bendrovės dispozicijoje esančioje teritorijoje ir patalpose, laikantis darbuotojų saugos ir sveikatos reikalavimų,
e) apklausti Pranešėją,
f) apklausti liudytojus,
g) rengti dokumentaciją (protokolus, dokumentų kopijas, nuotraukas, elektroninius įrašus ir kt.).
3. Kiekvieną kartą, kai Inspektorius pirmą kartą tiesiogiai susisiekia su fiziniu asmeniu, kuris nėra EWL grupės Bendrovės darbuotojas, vykstant Pranešimo nagrinėjimo procedūroms (pvz., susirašinėjant arba apklausiant liudytoją), Inspektorius informuoja šį asmenį apie Tvarkos turinį.
1. Pagal savo kompetenciją kiekviena EWL grupės Bendrovė turi padėti Inspektoriui, kad jis kruopščiai atliktų savo užduotis, ypač:
a) užtikrinti prieigą prie asmenų, patalpų, prietaisų ir dokumentų,
b) jo funkcijų atlikimo laiką pripažinti darbu ir, jei reikia, viršvalandiniu darbu,
c) teikti technines priemones ir organizacinius sprendimus, palengvinančius užduočių atlikimą,
d) pripažinti darbo laiku dalyvavimo Tvarkoje numatytoje veikloje laiką, įskaitant liudytojų parodymų davimo laiką ir ekspertų veiklos laiką.
2. EWL grupės Bendrovėse dirbantys asmenys privalo bendradarbiauti su Inspektoriumi, kad jis rūpestingai atliktų jam pavestas užduotis. Liudytojai neprivalo duoti parodymų ar tinkamai atsakyti į klausimus tais atvejais, kai pagal Lietuvos Respublikos Baudžiamojo proceso kodeksą jie to neprivalėtų. Visų pirma atitinkamai taikomos Baudžiamojo proceso kodekso 80 straipsnio nuostatos.
1. Inspektorius Pranešimo nagrinėjimo procesą užbaigia, jei:
a) Inspektorius nustato formalių trūkumų, kurių negalima pašalinti, kaip nurodyta šios Tvarkos 4 skyriaus 1 dalyje priėmus Paraišką, buvimą,
b) nustato, kad veiksmingi Tolesni veiksmai bus neįmanomi (pvz., dėl to, kad trūksta informacijos ar specialių žinių, reikalingų jiems imtis) arba gali kilti neteisėta grėsmė asmens teisėms ir laisvėms arba viešajam interesui,
c) nagrinėjimo procese nustato visą informaciją reikalingą bylai išaiškinti, ypač nustatant, ar nebuvo padarytas Pažeidimas. 7
2. Jei yra formalių Pranešimo trūkumų, kuriuos galima pašalinti, Inspektorius bet kuriame proceso etape gali susisiekti su asmeniu, iš kurio buvo gautas pranešimas, siekdamas tuos trūkumus pašalinti.
1. Užbaigęs Pranešimo nagrinėjimo procesą, Inspektorius atitinkamam EWL grupės Bendrovės valdymo organui – konkrečios EWL grupės Bendrovės, su kuria susijęs Pranešimas, valdybai, pateikia informaciją apie padarytas išvadas ir, jei tai pagrįsta, rekomendaciją dėl veiksmų, kuriais siekiama pašalinti arba užkardyti Pažeidimą.
2. Kai, atsižvelgiant į visas aplinkybes, informacijos teikimas pagal šio straipsnio 1 dalį nėra pateisinamas, ypač tais atvejais, kai tai gali pakenkti nagrinėjimo proceso sėkmei – Inspektorius perduoda šią informaciją kitam atitinkamam EWL grupės struktūroje esančiam asmeniui, turinčiam kuo platesnę kompetenciją imtis tolesnių efektyvių veiksmų.
3. Jei veiksmai, nurodyti šio straipsnio 1-2 dalyse gali sukelti neteisėtą grėsmę asmens teisėms ir laisvėms ar viešajam interesui, Inspektorius gali susilaikyti nuo šios veiklos ir perduoti bylą nagrinėti kitam kompetentingam subjektui.
4. Baigęs procedūrą, Inspektorius Pranešėjui pateikia grįžtamąją informaciją pagal šios Tvarkos 14 skyriuje nurodytą tvarką.
5. Per 7 dienas nuo informacijos apie proceso užbaigimą gavimo Pranešėjas gali pateikti prašymą persvarstyti bylą popierine arba elektronine forma, naudodamas šios Tvarkos 3 skyriaus 3 dalies a ir b punktuose nurodytus būdus. Toks prašymas turi būti motyvuotas.
6. Inspektorius gali informuoti Pranešėją apie galimybę perduoti bylą nagrinėti kitame atitinkamame procese, pateikti išorinį pranešimą arba pranešti teisėsaugos ar kitoms kompetentingoms institucijoms.
1. Bylos nagrinėjimo metu ir ne vėliau kaip po Pranešimo nagrinėjimo proceso pabaigos, bet ne vėliau kaip iki termino, nustatyto šio straipsnio 2 dalyje, pabaigos, Inspektorius pateikia Pranešėjui informaciją apie bylos rezultatą, nebent Pranešėjas nenurodė kontaktinio adreso. Atsižvelgiant į proceso etapą, grįžtamoji informacija, kiek įmanoma, apima informaciją apie tai, ar buvo nustatytas Pažeidimas, ir apie planuojamus ar vykdomus Tolesnius veiksmus bei šių Tolesnių veiksmų priežastis.
2. Grįžtamoji informacija Pranešėjui turi būti pateikta ne vėliau kaip:
a) per 3 mėnesius nuo Pranešimo priėmimo patvirtinimo, atsižvelgiant į punktą b,
b) per 3 mėnesius ir 7 dienas Pranešimo pateikimo dienos – jei Inspektorius per nustatytą terminą Pranešėjui nepateikė patvirtinimo apie Pranešimo gavimą – nebent Pranešėjas nenurodė kontaktinio adreso, kuriuo turėtų būti siunčiama grįžtamoji informacija.
1. EWL grupės Bendrovės, įstaigos ir subjektai, veikiantys jų vardu pagal Įstatymą ir Tvarką, užtikrina Pranešėjo ir asmens, su kuriuo susijęs Pranešimas, taip pat trečiųjų asmenų, nurodytų ataskaitoje, tapatybės konfidencialumo apsaugą. Duomenys ar aplinkybės, kurios leidžiančia tiesiogiai ar netiesiogiai nustatyti pirmiau minėtų asmenų tapatybę, gali būti teikiami/prieinami tik pagrįstai asmenų grupei, įgaliotai raštu ir pasirašytinai įpareigotai saugoti šiuos duomenis.
2. Šio straipsnio 1 dalies nuostatos netaikomos tais atvejais, kai informacijos, nurodytos šio straipsnio 1 dalyje, atskleidimas yra privalomas pagal galiojančius įstatymus.
3. Reikalavimas užtikrinti konfidencialumą netaikomas, kai:
a) to raštu prašo Pranešėjas;
b) informaciją apie Pažeidimą pateikęs asmuo pateikia žinomai melagingą informaciją.
4. Informacija apie Pranešėjus, su pažeidimu susijusius asmenis ar pagalbininkus tyrime nedalyvaujantiems asmenims negali būti teikiama.
1. EWL grupės Bendrovės Pranešimų gavėju paskiria Inspektorių, nebent jos paskiria šiam vaidmeniui išorės subjektą pagal šio straipsnio 4 dalį.
2. Pranešimų gavėjo užduotys ir kompetencija apima Įstatyme ir Tvarkoje nurodytų užduočių vykdymą, visų pirma:
a) šios Tvarkos 3 skyriuje nurodytų pranešimų kanalų stebėjimą ir ataskaitų teikimo kontrolę,
b) sprendimų dėl Pranešimo priėmimo ir atsisakymo jį priimti priėmimą, remiantis Tvarkoje pateiktomis gairėmis ir visuotinai taikomomis nuostatomis, taip pat Įstatymo reikalavimais,
c) patvirtinimą atitinkamais atvejais Pranešėjui, kad Pranešimas priimtas arba informavimą apie atsisakymą jį priimti.
3. Kiekviena iš EWL grupės Bendrovių raštu įgalioja Pranešimų gavėją atlikti Tvarkoje nurodytą veiklą ir įpareigoja Pranešimų gavėją saugoti konfidencialią informaciją ir asmens duomenis, gautus priimant Pranešimus, net ir pabaigus vykdyti šią funkciją, nutraukius darbo santykius ar kitus teisinius santykius, pagal kuriuos vykdė šią funkciją.
4. Jei Pranešimų gavėjas yra išorės subjektas, EWL grupės Bendrovės sudaro sutartį, kurios pagrindu paveda tvarkyti Pranešimus ir tvarkyti asmens duomenis pagal Įstatymo ir BDAR reikalavimus. Tokiu atveju EWL grupės Bendrovės EWL grupės nustatyta tvarka pateikia taip nustatyto Pranešimų gavėjo duomenis EWL grupei priimtu būdu.
1. EWL grupės Bendrovės skiria asmenį, einantį pareigas, nurodytas šios Tvarkos 2 skyriaus d punkte, atlikti Inspektoriaus funkciją. Inspektorius yra asmuo, įgaliotas tikrinti Pranešimus ir imtis tolesnių veiksmų.
2. Inspektoriumi gali būti skiriamas asmuo, kuris:
a) turi kvalifikaciją ir žinių, leidžiančių teisingai ir veiksmingai taikyti Tvarką, įskaitant, visų pirma, veiksmingą Pranešimo nagrinėjimo proceso vykdymą,
b) turi labai gerai išvystytus tarpasmeninius įgūdžius,
c) užima pareigas, leidžiančias išlaikyti nepriklausomumą ir nešališkumą. 9
3. Inspektorius privalo kelti savo profesinę kvalifikaciją.
4. Inspektoriaus užduotys ir kompetencija apima Įstatyme ir Tvarkoje nurodytų užduočių vykdymą, visų pirma:
a) vykdo Pranešimo nagrinėjimo procesą,
b) vykdo veiksmus po Tvarkoje nurodyto Pranešimo nagrinėjimo proceso užbaigimo,
c) palaiko ryšį su Pranešėju, įskaitant grįžtamosios informacijos teikimą,
d) tvarko Pranešimų ir bylų registrą,
e) nagrinėja Tvarkoje nurodytus skundus.
5. EWL grupės Bendrovės skelbia inspektoriaus kontaktinius duomenis EWL grupėje priimtu būdu.
6. Inspektoriaus pareigas einančio asmens nebuvimo atveju, Inspektoriaus pareigas įgaliotas eiti vyresniojo teisininko („Inspektoriaus Pavaduotojas“) pareigas einantis asmuo. Inspektorius taip pat gali – tais atvejais, kai tai pateisinama dėl proceso gerovės – prašyti paskirti Pavaduotoją tam tikrai bylai nagrinėti. Pavaduotojui taikomos atitinkamai su Inspektoriumi susijusios Tvarkos nuostatos. Pavaduotojas turi atitikti Inspektoriui keliamus reikalavimus, įskaitant atitinkamų įgaliojimų turėjimą.
7. Inspektorius ir bet kuris asmuo, padedantis Inspektoriui tikrinant Pranešimus ar atliekant kitus tolesnius veiksmus (Inspektoriaus Pavaduotojas, asmuo, atrinktas dalyvauti atitinkamoje procedūroje), turi turėti raštišką kiekvienos iš EWL grupės Bendrovių įgaliojimą (jei reikia) tikrinti vidinius pranešimus, imtis tolesnių veiksmų ir asmens duomenų tvarkymo. Įgalioti asmenys privalo saugoti informaciją ir asmens duomenis, gautus tikrinant vidinius pranešimus, ir imtis tolesnių veiksmų, taip pat pasibaigus darbo santykiams ar kitiems teisiniams santykiams, pagal kuriuos jie atliko šį darbą.
1. Inspektorius, vykdydamas savo užduotis ir kompetencijas, išlieka nepriklausomas ir nepavaldus savo vadovų įsakymams.
2. Inspektorius negali patirti jokių neigiamų pasekmių, susijusių su tinkamu jo užduočių atlikimu.
1. Inspektorius savo funkciją atlieka laikydamasis nešališkumo principo.
2. Inspektorius privalo susilaikyti nuo bet kokių veiksmų pagal šią Tvarką, kai yra aplinkybių, galinčių sukelti pagrįstų abejonių dėl jo nešališkumo. Tai ypač pasakytina apie atvejus, kai tyrimo rezultatas gali turėti tiesioginės ar netiesioginės įtakos Inspektoriaus pareigas einančio asmens ar jo artimiausių asmenų teisėms ar pareigoms.
3. Inspektorius nedelsdamas praneša informaciją apie šio straipsnio 2 dalyje nurodytas aplinkybes EWL grupės Bendrovėms, laikydamasis konfidencialumo įsipareigojimo dėl bylos aplinkybių.
4. Inspektoriaus anksčiau atlikti veiksmai lieka galioti.
5. Esant situacijai, nurodytai šio straipsnio 2 dalyje, EWL grupės Bendrovės nedelsdamos paskiria Pavaduotoją konkrečiai bylai nagrinėti.
6. Jei tvarka, nurodyta šio straipsnio 3-5 dalyse gali sukelti neteisėtą grėsmę asmens teisėms ir laisvėms ar viešajam interesui, Inspektorius turėtų nutraukti procesą, apie tai pranešti Pranešėjui pateikdamas grįžtamąją informaciją ir informuoti apie galimybę perduoti bylą nagrinėti išorėje.
1. Kiekviena iš EWL grupės Bendrovių asmens duomenis, gautus vykdant šią Tvarką, tvarko vadovaudamasi įstatymų nuostatomis, ypač vadovaudamasi BDAR.
2. Pranešėjo asmens duomenys, leidžiantys nustatyti jo tapatybę, negali būti atskleidžiami pašaliniams asmenims, nebent yra aiškus Pranešėjo sutikimas. Tai netaikoma, kai atskleidimas yra būtina ir proporcinga pareiga, kylanti iš teisės aktų nuostatų, susijusių su valdžios institucijų vykdomais aiškinamaisiais procesais arba teismų ar teisėsaugos institucijų vykdomais ikiteisminiais ar teisminiais procesais, taip pat siekiant užtikrinti su Pranešimu susijusio asmens teises į gynybą.
3. Inspektorius taiko tinkamas technines ir organizacines duomenų apsaugos priemones, visų pirma skirtas užkirsti kelią pašaliniams asmenims prieiti prie pranešime nurodytos informacijos ir užtikrinti Pranešėjo, su pranešimu susijusio asmens ir trečio asmens nurodyto pranešime tapatybės konfidencialumo apsaugą. Šiuo tikslu Inspektorius visų pirma privalo:
a) naudoti ekrano užsklandą arba atsijungti kiekvieną kartą, net ir trumpam išėjus iš darbo su kompiuteriu vietos;
b) saugoti visus popierinius ar elektroninius dokumentus, bylas ir duomenų laikmenas nuo sunaikinimo, įsikišimo į jų turinį ar neteisėtos prieigos;
c) taikyti švaraus darbo stalo principą, t.y nepalikti dokumentų ar duomenų laikmenų be priežiūros atlikus užduotis;
d) sunaikinti dokumentus tokiu būdu, kad neįmanoma būtų atkurti jų turinio;
e) naudoti slaptažodžiu apsaugotą atitinkamo sudėtingumo paskyrą pagal EWL grupės Bendrovėse šiuo atžvilgiu taikomą politiką ir galbūt naudoti kelių lygių autentifikavimą;
f) naudoti tinkamą sistemos apsaugą nuo kenkėjiškos programinės įrangos (firewall, antivirusines programas) ir nuolat atnaujinti tokią programinę įrangą;
g) naudoti tik saugų interneto ryšį ir patikimą prieigą prie debesies;
h) naudoti šifravimo metodus naudojamoje įrangoje;
i) saugoti duomenų laikmenas (popierines ir elektronines) uždaroje erdvėje (pvz., spintoje, esančioje patalpoje, kurioje Inspektorius atlieka užduotis).
4. Inspektorius imasi veiksmų, kad apsaugotų Pranešėjo ir su Pranešimu susijusio asmens tapatybės konfidencialumą pagal šią Tvarką
1. Inspektorius saugo procedūrų bylas kiekvienam Pranešimui atskirai, nurodydamas, su kuria EWL grupės Bendrove jis susijęs, laikydamasis tęstinumo ir vientisumo principų.
2. EWL grupės Bendrovės užtikrina tinkamas sąlygas bylos dokumentams apsaugoti nuo sunaikinimo, sugadinimo ar praradimo, ypač užtikrindamos tinkamą drėgmę, temperatūrą patalpose ir apsaugodamos patalpą nuo pašalinių asmenų.
3. Inspektorius saugo dokumentus, surinktus kaip Pranešimo nagrinėjimo proceso dalį arba susijusius su Pranešimo priėmimo procedūromis toliau nurodytu laikotarpiu: 11
a) Pranešimas – 5 metus nuo kalendorinių metų, kuriais buvo atlikti Tolesni veiksmai, pabaigos arba pasibaigus šiais veiksmais pradėtoms procedūroms,
b) dokumentai, surinkti Pranešimo nagrinėjimo proceso metu, išskyrus darbinius dokumentus, sukurtus tik siekiant supaprastinti procesą, – 5 metus nuo kalendorinių metų, kuriais buvo atlikti Tolesni veiksmai, pabaigos arba pasibaigus šiais veiksmais pradėtoms procedūroms,
c) darbo dokumentai, sukurti tik siekiant supaprastinti procedūras (pvz., vidinės pastabos apie atliktą veiklą) – kol bus baigtas Pranešimo nagrinėjimo procesas,
d) vidinių pranešimų registras – įrašas apie tam tikrą Pranešimą saugomas 5 metus nuo kalendorinių metų, kuriais buvo atlikti Tolesni veiksmai, pabaigos arba pasibaigus šiais veiksmais pradėtoms procedūroms,
e) dokumentus, susijusius su Pranešimo priėmimo tvarka klausimais, kuriais buvo atsisakyta priimti Pranešimą – 5 metai nuo kalendorinių metų, kuriais buvo atsisakyta priimti Pranešimą, pabaigos.
4. Praėjus šio straipsnio 3 dalyje nurodytiems laikotarpiams, dokumentai (o vidinių pranešimų registro atveju – įrašas apie tam tikrą Pranešimą) turi būti nedelsiant ištrinami arba sunaikinami visam laikui, nebent pareiga juos saugoti kyla iš Įstatymo ar kitų taikytinų teisės aktų reikalavimų.
5. Šio straipsnio 3 dalies a-c punktuose nurodytuose dokumentuose esančių asmens duomenų tvarkymas yra būtinas norint priimti Pranešimą arba imtis bet kokių Tolesnių veiksmų. Asmens duomenys, nesusiję su Pranešimo tvarkymu, nėra renkami, o atsitiktinio surinkimo atveju nedelsiant ištrinami. Šie asmens duomenys ištrinami per 14 dienų nuo to momento, kai nustatoma, kad jie nesusiję su byla.
6. Vidaus pranešimų registras yra vedamas siekiant įvykdyti teisinę prievolę, nurodytą Įstatymo 16 str.
Pranešama, kad:
a) Asmens duomenų, gautų pagal šią Tvarką vykdant įsipareigojimus, susijusius su Pranešimu remiantis šia Tvarka, tvarkytojas yra Pranešimų gavėjas.
b) Asmens duomenų, gautų pagal šią Tvarką, tvarkytojas yra EWL grupės Bendrovė, su kuria susijęs Pranešimas, dėl kurio Inspektorius veikia nurodyta apimtimi.
c) Visais klausimais, susijusiais su Jūsų asmens duomenų tvarkymu, prašome susisiekti su mumis šiuo el. pašto adresu: [email protected] arba raštu šiuo adresu: EWL:, Aleje Jerozolimskie 160, 02-326 Varšuva su prierašu „To the Whistleblower-Inspector“.
d) Asmens duomenys, surinkti siekiant gauti ir tikrinti vidinius Pranešimus bei imtis Tolesnių veiksmų, yra tvarkomi siekiant atlikti užduotį, vykdomą visuomenės labui, t. y. priimti Pranešimą arba imtis galimų Tolesnių veiksmų. Atsižvelgiant į tai, kad asmens duomenų tvarkymas yra būtinas vykdant užduotį, vykdomą siekiant viešojo intereso, asmens duomenys yra tvarkomi remiantis BDAR 9 str. 2 d. e p., o specialiųjų kategorijų duomenų apimtyje – pagal 2 BDAR 9 str. 2 d. g p. Pranešimo gavėjo vidinių pranešimų registre surinkti asmens duomenys yra tvarkomi siekiant įvykdyti teisinę prievolę pagal BDAR 6 str. 1 d. c p. ryšium su Įstatymo 16 str.
e) Asmens duomenis visi tvarkytojai saugo 5 metus nuo kalendorinių metų, kuriais buvo baigti Tolesni veiksmai, pabaigos arba pasibaigus šiais veiksmais pradėtoms procedūroms, o tuo atveju, jei buvo atsisakyta priimti Pranešimą – 5 metus nuo kalendorinių metų, kuriais buvo atsisakyta priimti Pranešimą, pabaigos, išskyrus atvejus, kai su Pranešimu susiję dokumentai yra ikiteisminio tyrimo, teismo ar administracinių nusižengimų bylų dalis. Tokiu atveju asmens duomenys bus saugomi iki galutinio atitinkamo proceso pabaigos. Tai netaikoma asmens duomenims, surinktiems darbo 12 dokumentuose, sukurtuose tik proceso supaprastinimo tikslu ir kurie saugomi, kol bus baigtas Pranešimo nagrinėjimo procesas.
f) Asmens duomenys gali būti prieinami subjektams ir įstaigoms, įgaliotoms tvarkyti šiuos duomenis remiantis teisės aktais, įskaitant valstybines ir viešąsias įstaigas. Asmens duomenys gali būti atskleisti subjektui, įgaliotam EWL grupės Bendrovių gauti vidinius Pranešimus bei teisines paslaugas teikiantiems subjektams.
g) Administratorius neperduos duomenų trečiajai šaliai ar tarptautinei organizacijai, nebent Pranešimas būtų susijęs su ne EEE būstinę turinčiu EWL kapitalo grupės subjektu. Jei toks perdavimas yra būtinas, atitinkami asmenys bus atitinkamai informuoti, laikantis galiojančių teisės aktų reikalavimų.
h) Duomenų subjektas turi teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir teisę reikalauti juos ištaisyti, ištrinti arba apriboti jų tvarkymą, perkelti asmens duomenis, taip pat teisę pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, kai toks asmuo mano, kad jo asmens duomenų tvarkymas pažeidžia BDAR nuostatas.
i) Duomenų subjektas turi teisę bet kuriuo metu nesutikti, kad būtų tvarkomi jo duomenys. Esant tokiai situacijai, EWL grupės Bendrovė, su kuria susijęs Pranešimas, nustos tvarkyti tokio asmens duomenis aukščiau nurodytais tikslais, nebent ji galės įrodyti, kad šio asmens duomenų atžvilgiu yra svarbūs teisiškai pagrįsti pagrindai, viršijantys jo interesus, teises ir laisves, arba jo duomenys bus reikalingi galimiems reikalavimams pareikšti, įgyvendinti ar apginti.
j) Jei asmens duomenys gaunami iš duomenų subjekto, asmens duomenų teikimas yra savanoriškas.
k) Jei asmens duomenys nėra gauti iš duomenų subjekto, atitinkamų duomenų kategorijos yra informacija, kurią Inspektorius gauna ryšium su šios Tvarkos įgyvendinimu, t. y. informacija apie tiriamus įvykius, o asmens duomenų šaltinis gali būti asmuo, teikiantis vidinį Pranešimą, asmenys, turintys svarbios bylos tyrimui informacijos ar tyrimo metu surinkti dokumentai.
l) Jei asmens duomenys buvo gauti ne iš duomenų subjekto, Inspektorius tam asmeniui neteikia informacijos, nurodytos BDAR 14 str. 1 ir 2 d., situacijose nurodytose BDAR 14 str. 5 d. (įskaitant tuos atvejus, kai tokios informacijos pateikimas pasirodo neįmanomas arba pareikalautų neproporcingų pastangų). Inspektorius neteikia informacijos apie asmens duomenų šaltinį, taip pat neteikia šios informacijos vadovaudamasis BDAR 15 str. 1 d. g p. nurodyta tvarka, nebent egzistuoja Įstatymo 9 str. 5 d. numatytos sąlygos (bet kuri iš jų), kurioms esant nėra pareigos užtikrinti Pranešėjo konfidencialumą
1. Inspektorius tvarko vidinių pranešimų ir dokumentų, surinktų Pranešimų nagrinėjimo proceso metu, registrą.
2. Vidinių pranešimų registras tvarkomas elektronine forma taip, kad būtų užtikrinta registro apsauga nuo neteisėto ir netyčinio atskleidimo, prieigos praradimo ir pakeitimo.
1. Pranešėjas turi teisę tiesiogiai pateikti pranešimą atitinkamai Kompetentingai institucijai, pavyzdžiui, Lietuvos Respublikos prokuratūrai (sąvoka „Kompetentinga institucija“ suprantama taip, kaip ji apibrėžta Įstatymo 2 str. 4 d.). Pranešėjas gali pateikti išorinį pranešimą Kompetentingai institucijai prieš tai nepranešęs pagal Tvarką arba nepateikęs kito vidinio Pranešimo.
2. Išorinius pranešimus priimantys subjektai, visų pirma, yra Žmogaus teisių komisaras, kaip centrinė institucija, ir šie viešieji subjektai:
a) Teisėsaugos institucijos, įskaitant teritorinius policijos padalinius ir prokuratūras,
b) Reguliavimo institucijos ir valstybinės inspekcijos, tame tarpe: i. Konkurencijos taryba, ii. Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija, iii. Valstybinė darbo inspekcija ir jos teritoriniai padaliniai, iv. Valstybinė vartotojų teisių apsaugos tarnyba, v. Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnyba, vi. Valstybinė mokesčių inspekcija prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos.
c) Europos Sąjungos institucijos, įstaigos ar organizaciniai vienetai, tame: i. Europos kovos su sukčiavimu tarnyba, ii. Europos Audito Rūmai, iii. Europos prokuratūra.
3. Išorinis pranešimas yra vykdomas pagal šias taisykles:
a) išorinis pranešimas gali būti teikiamas žodžiu, popierine arba elektronine forma,
b) Žmogaus teisių komisaras ir valdžios institucija yra atskiri asmens duomenų, pateiktų išoriniame pranešime, kurį priėmė šios institucijos, valdytojai,
c) išsamios išorinių pranešimų taisyklės yra nurodytos konkretaus subjekto priimtoje išorinių pranešimų priėmimo tvarkoje, kurią galima rasti subjekto interneto svetainėje.
1. Jei atlikdamas Pranešimo priėmimo procesą arba Pranešimo nagrinėjimo procesą Inspektorius gauna informacijos, įskaitant pagrįstą įtarimą, apie pažeidimą kitokį nei Pažeidimas (pvz., mobingo, diskriminacijos), Inspektorius gali:
a) perduoti informaciją apie tai kitam Bendrovės organui, kompetentingam atlikti atitinkamas procedūras, arba darbdaviui, o pranešančio asmens sutikimu perduoti šią informaciją kartu su jo asmens duomenimis.
b) informuoti Pranešimą teikiantį asmenį apie to asmens galimybę perduoti bylą nagrinėti kitam atitinkamam procesui arba pranešti teisėsaugos institucijoms.
2. Žinomai melagingos informacijos, taip pat valstybės, tarnybos ar profesinę paslaptį sudarančios informacijos apie pažeidimą pateikimas nesuteikia informaciją apie pažeidimą pateikusiam asmeniui garantijų pagal šią Tvarką ir Įstatymą. Žinomai melagingą informaciją pateikęs arba valstybės, tarnybos ar profesinę paslaptį atskleidęs asmuo atsako teisės aktų nustatyta tvarka.
1. Tvarka įsigalioja kitą dieną nuo jos patvirtinimo Bendrovės direktoriaus ar kito įgalioto asmens įsakymu dienos.
2. Tvarkos tekstas yra lengvai prieinamas visiems fiziniams asmenims, galintiems pranešti apie su darbu susijusias aplinkybes apie Įstatymo pažeidimą, atitinkamame EWL grupės Bendrovės interneto svetainės skirtuke
