Waarom inzetten op samenwerking met een nieuw uitzendbureau? Ontdek de 5 voordelen voor uw bedrijf

Als u nog geen gebruik hebt gemaakt van de diensten van een uitzendbureau, zal dit artikel u een idee geven van wat uw bedrijf kan winnen bij een dergelijke samenwerking. Hebt u daarentegen al een eerste ervaring met uitzendbureaus of maakt u al jaren gebruik van hetzelfde uitzendbureau, dan vindt u steevast minstens 5 redenen waarom u een nieuwe uitzendbureau een kans zou moeten geven.

Door de jarenlange lage werkloosheid en de snelle groei van de Nederlandse economie kampen bedrijven en overheidsinstellingen voortdurend met personeelstekorten. Uitzendbureaus schieten hen al meer dan 50 jaar te hulp. Veel Nederlandse bedrijven maken – vooral in het zogenaamde hoogseizoen, maar ook het hele jaar door – gebruik van diensten op het gebied van werknemersleasing, omdat zij willen zorgen voor een optimale arbeidsflexibiliteit. Alleen al in het derde kwartaal van 2022 werkten 2,7 miljoen mensen tijdelijk in Nederland. Het totale aantal werknemers bedroeg in dezelfde periode 6,5 miljoen. Dit betekent dat 4 op de 10 werknemers een tijdelijk contract hadden.

De werkloosheid bedraagt op dit moment 3,5% (per TradingEconomics), meer dan 450.000 vacatures (dezelfde bron: 451.900 precies aan het eind van Q3 2022), het aandeel van uitzendkrachten in de totale beroepsbevolking is: 2,7 miljoen (of 40%) – gegevens per CBS (https://www.cbs.nl/nl-nl/visualisaties/dashboard-arbeidsmarkt/werkenden/flexwerk)

Naast de eerder genoemde flexibiliteit, waar we later op terugkomen, zijn de grootste voordelen van het werken met een uitzendbureau:

1. Besparen van tijd en geld

Door de lage werkloosheid zijn er niet veel kandidaten op de arbeidsmarkt. Als we daar, zoals in Nederland, een hoge vacaturegraad aan toevoegen, kunnen we verwachten dat het aanwervingsproces, ook als het om ongeschoolde arbeiders gaat, zwaar zal slepen. De concurrentie om werknemers, ook om arbeiders, neemt immers gestaag toe. Dit heeft op zijn beurt een directe invloed op de tijd en de kosten die gemoeid zijn met het bereiken van de juiste kandidaten met een werkaanbod.

De tijd die wij besteden aan de uitbreiding van het team eindigt echter niet bij de aanwerving. Nadat wij potentiële werknemers hebben gevonden en hen geïnteresseerd hebben in een werkaanbod van ons bedrijf, moeten wij nog een contract opstellen en vaak zorgen voor huisvesting of vervoer naar het werk. Daar komt nog bij dat bij het aannemen van buitenlanders, van buiten de EU, het proces van legalisering van de werkgelegenheid en ondersteuning bij de aanpassing en culturele integratie moeten worden uitgevoerd.

Uitzendbureaus kunnen dankzij hun ervaring, ontwikkelde marketingstrategieën voor aanwerving en gediversifieerde personeelskanalen in korte tijd veel kandidaten bereiken en zelfs aanwervingen van grote aantallen met succes afsluiten.

Door met een uitzendbureau te werken, bespaart u uw team tijd die het kan besteden aan de ontwikkeling van belangrijke onderdelen van uw bedrijf of aan het stroomlijnen van interne processen. Bovendien maakt u geen kosten in verband met wervingsmarketing, het inhuren van wervingsspecialisten of ineffectieve werving, aangezien u het uitzendbureau inclusief de gewerkte uren van de reeds in dienst zijnde werknemers betaalt.

2. Optimalisatie van de kosten

Of u nu op zoek bent naar seizoensarbeiders of het hele jaar door tijdelijke werknemers wilt inhuren, werknemersleasing levert uw bedrijf besparingen op.

Door te werken met een uitzendbureau vermindert u de kosten die gepaard gaan met:

• Het opzetten of ontwikkelen van een wervingsafdeling – et aanbiedingen voor ongekwalificeerde kandidaten kan één wervingsspecialist gemiddeld tussen 20 en 35 werknemers per maand effectief aanwerven. Dit betekent dat als u uw personeelsbestand met 100 personen zou willen uitbreiden, u vier extra mensen zou moeten aanwerven. En dat ruim op tijd.

Door gebruik te maken van uitzenddiensten maakt u deze kosten niet.

• Wervingsmarketing – Wervingsspecialisten in dienst nemen is niet voldoende. Zij moeten ook over de juiste tools beschikken. Uiteraard zijn een laptop en een mobiele telefoon essentieel, maar er zijn ook kosten verbonden aan het publiceren van wervingsadvertenties, outdoorcampagnes of social media.

Door gebruik te maken van uitzenddiensten maakt u deze kosten niet.

De administratie van de personeelsdocumentatie – aanwerving is niet de enige kostenpost bij het in dienst nemen van een werknemer. Er blijft de hele administratieve sfeer. U moet de relevante documenten opstellen, de contracten ondertekenen en ervoor zorgen dat alle door het Nederlandse arbeidsrecht gegarandeerde informatie wordt verstrekt. In het geval van één of enkele nieuwe werknemers lijkt dat misschien weinig werk, maar wanneer u een grote groep nieuwe mensen aanneemt, is het vaak ook nodig om extra personeel in dienst te nemen op de interne HR- of administratieafdeling.

Door gebruik te maken van uitzenddiensten maakt u deze kosten niet.

• Salarisadministratie – uitzendkrachten kunnen in de regel niet minder betaald worden dan vaste werknemers in dezelfde functie (deze regels worden geregeld in een CAO). De loonbesparing is dus niet te danken aan lagere loonkosten. Waarom dan toch loonoptimalisatie? Uitzendkrachten worden in dienst genomen door een uitzendbureau, dus het uitzendbureau is verantwoordelijk voor de berekening en uitbetaling van de salarissen en voor de afdracht van de nodige premies en belastingen aan overheidsinstellingen. U hoeft uw interne structuren niet met deze taken te belasten. Als u honderd, tweehonderd of zelfs vijfhonderd werknemers in dienst neemt, hoeft u niet tegelijkertijd de backoffice uit te breiden. Wat vooral belangrijk is – tijdelijke werknemers worden betaald voor de uren die zij daadwerkelijk werken, zodat u geen kosten maakt in geval van hun ziekte of vakantie. Die kosten worden gedragen door het uitzendbureau.
• Legalisatie van de tewerkstelling – in het geval van buitenlandse werknemers, met name van buiten de EU, is het noodzakelijk inhoudelijke kennis te hebben van en vaardig te zijn in de regelgeving voor de legalisatie van het verblijf en de arbeid van buitenlanders in Nederland. Voor bedrijven die nog niet eerder contracten met buitenlanders hebben gesloten, vereist dit meestal het inhuren van een specialist of zelfs meerdere specialisten om de werknemers snel en efficiënt door het legalisatieproces te loodsen. Bovendien is het in het geval van buitenlanders heel vaak nodig om een grotere betrokkenheid van leiders en coördinatoren te hebben die de nieuwkomers helpen om alle formaliteiten te vervullen, zoals het opzetten van een bankrekening of het verkrijgen van een BSN-nummer. In het geval van directe tewerkstelling van buitenlanders zullen deze verantwoordelijkheden bij de administratieafdeling liggen.
• Planning / roostering – uitzendbureaus bieden hun klanten ondersteuning bij het plannen van de personeelsbehoeften en het opstellen van werkroosters. Bovendien zullen de leiders en coördinatoren van het bureau, in geval van een vertraagde of overhaaste levering of machinestoring, de werknemers snel en efficiënt informeren over de noodzaak om hun rooster te wijzigen, langere of kortere diensten te draaien.

Als u al gebruik maakt van uitzendwerk:

Waarschijnlijk zal een nieuwe persoonlijke dienstverlener u dezelfde of vergelijkbare kostenvoorwaarden bieden. Voor dezelfde prijs kunt u echter een groter dienstenpakket of een betere dienstverlening krijgen. Door een nieuwe partner in te schakelen, kunt u misschien datgene verbeteren waarover u in de samenwerking met uw huidige dienstverlener niet helemaal tevreden was. U kunt uw markt uitbreiden naar andere landen. Sneller vacatures vervullen en nieuw personeel opleiden, dankzij meer geëngageerde coördinatoren en leiders.

3. Flexibiliteit van de personeelsstructuur

Bedrijven moeten werken in een onzekere economische omgeving. De laatste jaren is gebleken dat niets stabiel of zelfs maar gemakkelijk te voorspellen is. Schommelingen in de vraag betekenen dat een sleutelelement bij de planning van de ontwikkelingsstrategie van een onderneming en de vormgeving van haar personeelsbeleid het vermogen is om het werkgelegenheidsvolume snel aan te passen aan de actuele behoeften van de onderneming.

Uitzendwerk biedt deze mogelijkheid. Het maakt een flexibele arbeidsstructuur mogelijk. Met de steun van een uitzendbureau heeft een bedrijf de mogelijkheid om tijdens een recessie zijn personeelsbestand snel te verminderen, maar ook om bij een tijdelijke toename van de behoeften grote hoeveelheden werknemers aan te werven en in dienst te nemen.

Het leasen van werknemers is een bijzonder belangrijk element bij het opbouwen van een personeelsstrategie in bedrijven die gekenmerkt worden door seizoensgebonden stijgingen. Het gebruik van uitzendkrachten houdt in dat de onderneming zoveel mensen in dienst neemt als zij wenst, maar alleen voor een bepaalde periode. Daardoor maakt zij geen onnodig hoge kosten op een moment dat er minder werk is. Belangrijk is dat zij door samen te werken met een uitzendbureau niet alleen zichzelf, maar ook haar seizoenarbeiders voordeel oplevert. De ontslagen mensen worden door het uitzendbureau namelijk snel ingezet op andere projecten met vergelijkbare verantwoordelijkheden. Dit komt de Employer Branding van het bedrijf ten goede en maakt een succesvolle seizoenswerving in de toekomst mogelijk.

4. Hogere efficiëntie

Uitzendbureaus werven sneller en goedkoper aan. Waarom? De belangrijkste reden is kennis en ervaring. De core business van het uitzendbureau is immers het sourcen van sollicitanten. De wervingsafdelingen van uitzendbureaus zijn uitgebreid, hebben veel processen geautomatiseerd en zijn voortdurend op zoek naar nieuwe kanalen om potentiële werknemers te bereiken.

Naast hun wervingsafdelingen beschikken internationale uitzendbureaus ook over een beproefd en uitgebreid netwerk van wervingspartners in vele landen over de hele wereld. Dit geeft hen de mogelijkheid om sneller en efficiënter werknemers te werven, niet alleen uit Midden- en Oost-Europa, maar ook uit Azië of Zuid-Amerika.

Dankzij hun jarenlange aanwezigheid op de arbeidsmarkt hebben sommige uitzendbureaus een gevestigde positie en vertrouwen verworven, niet alleen bij werkgevers maar ook bij kandidaten. Naamsbekendheid en de garantie van zekerheid bij het werken met een bepaald uitzendbureau is heel vaak de belangrijkste factor in de beslissing van een kandidaat om een baan aan te nemen. Dit is vooral belangrijk wanneer er buiten Nederland naar werknemers moet worden gezocht. Het is veel gemakkelijker om kandidaten uit Polen, Oekraïne, Moldavië, Georgië, Tsjechië of Hongarije te bereiken met merken die herkenbaar en vertrouwd zijn dan met wervingsbedrijven die nieuw zijn in Oost-Europa.

Vanuit het oogpunt van de kandidaat is het voordeel van werken met een uitzendbureau ongetwijfeld de mogelijkheid om een zekere continuïteit van de werkgelegenheid te verkrijgen (tot 2 jaar). Aan het einde van een aangenomen werkperiode bij een werkgever (in het geval van seizoensarbeid) kan het uitzendbureau een baan bij een ander bedrijf aanbieden, met vergelijkbare salarissen en verantwoordelijkheden. De kandidaat krijgt zo een gevoel van grotere zekerheid en stabiliteit van werk. In het geval van rechtstreekse aanwerving, wanneer een bedrijf zelf werknemers wil aanwerven voor een korte periode, is dat veel moeilijker. De kandidaat weet dat hij of zij na drie, vier of vijf maanden opnieuw een baan zal moeten zoeken. Veel potentiële werknemers zullen deze vorm van werkgelegenheid afwijzen, juist vanwege de korte duur van het contract.

5. Profiteren van de kennis en ervaring van arbeidsmarktdeskundigen

Medewerkers van uitzendbureaus zijn specialisten op de alom bekende arbeidsmarkt. Het gaat om specialisten in de legalisering van verblijf en werk van buitenlanders, ervaren recruiters die vertrouwd zijn met moderne instrumenten die de doeltreffendheid van gevoerde aanwervingsprocessen verhogen, HR- en payroll-deskundigen, alsook operationele managers die gespecialiseerd zijn in een specifieke business – bv. logistiek of contractlogistiek, voeding of industriële productie. Door samen te werken met een uitzendbureau kunt u niet alleen nagaan of het loontarief dat u aan werknemers aanbiedt, helpt om kandidaten aan te trekken, maar ook hoe uw loonbeleid zich verhoudt tot de concurrentie. Dankzij hun samenwerking met veel bedrijven en hun uitstekende kennis van de arbeidsmarkt kunnen uitzendbureaus een salarisbenchmark voor u opstellen, die bijvoorbeeld nuttig is bij het plannen van uw budget voor het volgende jaar. Omdat de bureaus bovendien veel bedrijven in verschillende sectoren ondersteunen, hebben ze ook toegang tot de nieuwste trends en goede praktijken die op de arbeidsmarkt worden gebruikt. Zij kunnen u inhoudelijk ondersteunen en uw processen (niet alleen die van HR) optimaliseren.

Er is nog een zesde voordeel van het werken met uitzendbureaus. U kunt kiezen voor een aanbieder die gespecialiseerd is in grensoverschrijdende werving. Door het gebied van uw wervingsactiviteiten uit te breiden naar landen als Polen, Tsjechië, Roemenië en Bulgarije, of meer exotische bestemmingen als India, Nepal, Mexico en Bangladesh, krijgt u toegang tot veel waardevolle kandidaten, wordt u competitiever en hoeft u zich geen zorgen te maken of u het komende seizoen weer zonder arbeidskrachten komt te zitten. Door te kiezen voor een leverancier die weet hoe hij uitzendkrachten op diverse buitenlandse arbeidsmarkten moet inkopen, effectief kan werven, uitzenden en zorgen voor legaal verblijf en werk van buitenlanders in Nederland bent u de concurrentie een stap voor.

Belangrijk:

Let bij het kiezen van uw eerste of nieuwe personeelsdienstverlener op uw financiële en juridische zekerheid. Kies een partner die niet alleen een officieel in Nederland geregistreerd uitzendbureau is, maar ook over een NEN-certificaat (NEN-4401 of NEN-4402) beschikt. Dit document geeft u garanties dat het bedrijf volgens de Nederlandse wet werkt, belasting betaalt en legaal buitenlanders in dienst neemt.