Datenschutz und Sicherheit: Säulen des Outsourcings
Der Datenschutz und die Sicherheit in Unternehmen war immer schon wichtig und werden auch in Zukunft weiter an Bedeutung zunehmen. In einer digitalisierten Welt ist es für Unternehmen von zentraler Bedeutung, die eigenen Daten und damit auch Werte zu schützen. Lange schon geht es nicht mehr nur darum, Informationen zu sichern. Ein Datenleck kann schnell zur existentiellen Bedrohung werden, wenn es sich um Informationen handelt, die für den Fortbestand des Unternehmens und den laufenden Betrieb unerlässlich sind.
Aus diesem Grunde ist es wichtig, die Datenschutzbestimmungen in Outsourcing-Beziehungen klar zu benennen und einzuhalten, zum Schutz der Unternehmen und als Grundlage für ein erfolgreiches Miteinander.
Grundlagen des Datenschutzes in Outsourcing-Verträgen
Der Datenschutz im Outsourcing basiert auf der Grundlage der DSGVO, der Datenschutzgrundverordnung. Im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung greift der Datenschutz gegenüber dem Arbeitnehmer bereits beim Outsourcing-Dienstleister, obwohl noch kein eigentliches Arbeitsverhältnis besteht. Der Dienstleister hat den Arbeitnehmer aus datenschutzrechtlicher Sicht dennoch zu behandeln, als wäre er bereits sein Arbeitnehmer. Geregelt ist dies in Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 8 Nr. 1 BDSG. Diese Verpflichtung besteht bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Arbeitnehmer an ein Unternehmen verliehen wird. Ab dem Zeitpunkt der Entleihung ist der Entleiher verantwortlich für die Verarbeitung aller personenbezogenen Daten. Diese sind beispielsweise Adressdaten, die Daten der Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Zeiterfassungsdaten und viele mehr. Die Entleihung eines Mitarbeiters bedeutet für den Dienstleister allerdings nicht, dass er ab dem Zeitpunkt von der Datenschutzpflicht entbunden ist. Vielmehr gilt es nun für beide Teilnehmer in gleicher Weise.
Technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung der Datenintegrität
Die Aufteilung des Datenschutzes unter zwei oder mehr Unternehmen wird als Joint Controllership auf der Basis der DSGVO bezeichnet. Zwischen den Parteien wird ein Joint-Controller-Vertrag nach Art. 26 DSGVO geschlossen, der die Zuständigkeiten, Rollen und Pflichten der jeweiligen Parteien festlegt. Wie die Parteien die Vereinbarung technisch umsetzen, obliegt ihnen. Grundsätzlich ist es ratsam, bestimmte Prozesse festzulegen, Zugriffe zu beschränken, sodass Unbefugte beziehungsweise Personen, die kein unmittelbar berufliches Interesse mit bestimmten Daten verbindet, auch keinen Zugang erhalten. Des Weiteren sollten Daten verschlüsselt sein und der gesamte Bereich einer regelmäßigen Datenschutzprüfung unterliegen.
Herausforderungen und Lösungen bei der Datensicherheit im Outsourcing
Die Herausforderung beim Datenschutz im Outsourcing besteht also ab dem Moment der Entleihung darin, dass beide Teilnehmer, sowohl das Dienstleistungsunternehmen wie auch der Entleiher gleichermaßen für den Datenschutz verantwortlich sind. Für die Teilnehmer bedeutet dies, dass sie eine klar definierte und abgesprochene Aufgabenteilung durchführen. Die Kommunikation ist in diesem Moment besonders deshalb wichtig, um eventuelle Doppelarbeiten zu vermeiden, aber ungleich wichtiger ist es, die Nichteinhaltung von Datenschutzrichtlinien auszuschließen.
Zukunft des Datenschutzes und der Sicherheit in Outsourcing-Beziehungen
Der deutsche Arbeitsmarkt und der Arbeitsmarkt im Allgemeinen steht vor besonderen Herausforderungen. Bis vor wenigen Jahren konnten hiesige Unternehmen ihren Personalbedarf über den heimischen Arbeitsmarkt abdecken. Dies ist bereits heute in vielen Bereichen schwierig und wird sich durch die Verrentung der sogenannten Boomer-Generation, die in etwa 10 Jahren abgeschlossen sein wird, noch einmal deutlich verstärken. Ein weiterer wichtiger Aspekt sind globale wirtschaftliche und politische Unsicherheiten, die in vielen Branchen zeitnahe Reaktionen und schnelles Handeln erfordern. Eine Antwort auf diese Punkte ist das Outsourcing. Viele Unternehmen sind dazu übergegangen, ihre personelle Situation zu reduzieren und für Auftragsspitzen Arbeitnehmerüberlassungen in Anspruch zu nehmen, um flexibel und konkurrenzfähig bleiben zu können, im Kern aber robust und zukunftsfähig aufgestellt zu sein.
Für die Zukunft bedeutet dies, dass Outsourcing-Unternehmen eine immer größere Rolle spielen werden in vielen Betrieben. Gleichzeitig wird auch das Niveau in Bezug auf ausgebildete Fachkräfte, die diese Unternehmen im Portfolio haben, weiter ansteigen. Bereits heute übernehmen Outsourcing-Unternehmen bereits wesentlich mehr Aufgaben als nur die Bereitstellung von Arbeitskräften. Sie rekrutieren, sorgen für die Eingliederung in die Unternehmen, übernehmen die Arbeitsplanung und das Personalmanagement. Das Thema Outsourcing-Verträge und Datenschutz wird also auch in Zukunft wichtig bleiben und für viele Unternehmen alltäglicher Bestandteil ihrer Arbeit.
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